ویژه اسلایدویژه یادآوری
موضوعات داغ

یادداشت مدیر مسؤول

فقر فرهنگی و نابالغ بودن تفكر سازمانی در برخورد با شيوه‌های نوين مديريتی، باعث شده تا نظام پيشنهادها، در بیشتر مواقع و در برخی از ادارات، با شکست مواجه شود و بيشتر، جنبه آماری و نموداری داشته باشد تا جنبه اجرایی و عملیاتی

خلاصه نوشته
  • بعضاً و در مواردی، ممکن است مديران كوتوله، همان مدیران كوتاه‌قدی كه بلندشدن قد زيردستان خود را تاب نمی‌آورند، مانع ایجاد فضایی برای ارائه پیشنهادها باشند؛ چراکه اينگونه مديران، با این طرز تفکر، ارايه پيشنهادهای سازنده را، دخالت در تصميم‌گيری‌های خود دانسته و از سويی ديگر، از آشكار شدن نقاط ضعف و اشتباه‌های خود، شديداً نگران می‌باشند که از مهمترين عوامل سركوب ايده‌ها و خلاقيت‌های فردی و جمعی در سازمان، به شمار می‌روند.

 

بسم الله الرحمن الرحیم. سلام‌علیکم؛ با شماره هجدهم نشریه یادآوری، در سال دوم انتشار، در خدمتتان هستیم. در این شماره و در بخش یادداشت مدیر مسؤول، تصمیم گرفتیم عین متن نامه حاوی پیشنهادهایی خطاب به وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی در حوزه اداری و سازمانی را بیاوریم که ملاحظه خواهید کرد.

مطالعه متن این نامه، گرچه بیشتر برای کارمندان ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی مراکز استان‌ها، ممکن است مهم و مفید بوده باشد، اما مطالعه آن برای اصحاب فرهنگ و هنر، سایر دستگاه‌های دولتی و حتی برای عموم مردم نیز، می‌تواند مفید واقع شود.

البته قبل از آوردن آن، به موضوعی می‌خواهم اشاره کوتاهی داشته باشم تا یک یادآوری بشود و آن، اینکه:

بعضاً در مجالس مختلف تفسیر قرآن، در برنامه‌ها و گردهم‌آیی‌های قرآنی در مساجد و در جاهای مختلف و حتی در ادارات و در جلسات تفسیر قرآن، برخی از آداب اولیه و ادب حضور، رعایت نمی‌شود؛ یعنی می‌بینی قرآن خوانده می‌شود و در همان‌حال، چندنفری باهم صحبت می‌کنند! یا مشغول مشاهده و مرور مطالب گوشی تلفنشان هستند! یا اینکه بلندبلند حرف می‌زنند! که به‌نظرم اینها، همه ناشی از نادانی و عدم درک حقیقی آن فضایی است که در آن، قرآن قرائت می‌شود که برخی واقعاً نمی‌دانند! در چه فضایی قرار گرفته‌اند.

یادم هست؛ در دوران مدرسه، دیر که به مدرسه می‌رسیدیم، وقتی می‌دیدم در سرصف، قرآن خوانده می‌شود، معمول این بود که می‌ایستادیم تا تمام شود؛ بعد می‌رفتیم سر جایمان در صف؛ اما اکنون، بزرگسالانی که هنوز بزرگ نشده‌اند! و کسانی که انتظار می‌رود از آنها، متأسفانه رعایت نمی‌کنند. امیدواریم همه‌مان، به این آیه توجه داشته باشیم که می‌فرماید: و إِذا قُرِئَ الْقُرْآنُ فَاسْتَمِعُوا لَهُ وَ أَنْصِتُوا لَعَلَّکُمْ تُرْحَمُونَ. و چون قرآن خوانده شود، به آن گوش فرادهید و خاموش باشید؛ باشد که مورد رحمت الهى قرار گیرید. (اعراف / 204)


باسمه‌تعالی

«تولید؛ دانش‌بنیان، اشتغال‌آفرین – مقام معظم رهبری»

تاریخ: 1401/02/11

جناب آقای دکتر محمدمهدی اسماعیلی

مقام منیع وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

سلام‌علیکم؛ احتراماً، ضمن تبریک و با آرزوی موفقیت در جایگاه منیع وزارت که توفیق و امکان خدمت در حوزه فرهنگ و هنر و برای اصحاب فرهنگ و هنر، برای جناب‌عالی فراهم شده و همچنین، با تبریک سال نو و حلول ماه مبارک رمضان و با آرزوی قبولی طاعات و عبادات همه‌مان و همچنین، با تبریک عید سعید فطر، به استحضار عالی می‌رساند:

چنانکه خاطر شریف، نیک واقف هستند، يكی از راه‌های توسعه سرمایه‌های انسانی در ساختارهای سازمانی، درگيرساختن و فراهم آوردن زمینه مشارکت کارکنان در فعاليت‌ها و فرآيندهای سازمانی است که در این میان، ایجاد نظام پيشنهادها در مجموعه وزارت متبوع و واحدهای ستادی که چندسالی هم، سامانه آن، راه‌اندازی شده، زمينه تفكر افراد در سازمان را فراهم می‌آورد.

با عنایت به ارزش افزوده و هم‌افزایی‌هایی كه شيوه‌های مختلف پياده‌سازی نظام پيشنهادها در سازمان ايجاد می‌نمايد، از آن می‌توان به عنوان یکی از ابزارهای جدّیِ در دسترس، برای مديريت مشاركتی و در جهت به‌كارگيری افكار كاركنان در بهبود فرآيندهای اداری، استفاده کرد و از آنجايی كه ايده‌ها و راه‌حل‌های جديد، نتيجه افكار و خرد جمعی سازمانی است، بسترسازی فكری و فرهنگی سازمان، در كنار فعاليت‌های اجرايی و مديريتی، با هدف برنامه‌ريزی بهبود كيفيت پيشنهادهای ارائه‌شده، از اهميت بسيار بالایی، برخوردار است.

بررسی‌ها، نشان می‌دهد:

فقر فرهنگی و نابالغ بودن تفكر سازمانی در برخورد با شيوه‌های نوين مديريتی، باعث شده تا نظام پيشنهادها، در بیشتر مواقع و در برخی از ادارات، با شکست مواجه شود و بيشتر، جنبه آماری و نموداری داشته باشد تا جنبه اجرایی و عملیاتی و این‌چنین، پيشنهادهای سازنده و منطبق با نيازهای روز سازمانی، جای خود را به نظرات آرمانی، احساسات و سلايق افراد داده باشد؛ درحالی که حتی پیشنهاد از سوی رده‌های پایین سازمانی هم، در بسیاری از مواقع، مفید واقع می‌شود اما بعضاً و در مواردی، ممکن است مديران كوتوله، همان مدیران كوتاه‌قدی كه بلندشدن قد زيردستان خود را تاب نمی‌آورند، مانع ایجاد فضایی برای ارائه پیشنهادها باشند؛ چراکه اينگونه مديران، با این طرز تفکر، ارايه پيشنهادهای سازنده را، دخالت در تصميم‌گيری‌های خود دانسته و از سويی ديگر، از آشكار شدن نقاط ضعف و اشتباه‌های خود، شديداً نگران می‌باشند که از مهمترين عوامل سركوب ايده‌ها و خلاقيت‌های فردی و جمعی در سازمان، به شمار می‌روند.

اجرای نظام پيشنهادها، درواقع سيستمی را مهیّا می‌کند تا از طريق آن، تمامی كاركنان و ذينفعان یک سازمان، اين امكان را بیابند تا با ارائه نظرات، ايده‌ها و طرح‌های خود، در جهت ارتقای عملكرد سازمان، گام بردارند. در بیشتر سازمان‌ها هم، چنین امکانی را نیز، از طریق راه‌اندازی سامانه‌ای برای کلیه کارمندان، فراهم کرده‌اند تا هر کارمندی بتواند پیشنهاهای خود را به‌راحتی در آنجا، ثبت نماید اما اینکه این پیشنهادها، چه‌قدر و تا چه‌حّد و دقیقاً کی، اجرایی می‌شوند و خواهند شد، جزو بخش مهم و البته مبهم قضیه است.

لذا از این‌رو و به‌جهت دغدغه‌ای که وجود داشته است، تعدادی پیشنهاد ارائه‌شده به اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان ‌شرقی که در سامانه مربوط نیز، همراه با جزئیات و توضیحات مشروح مربوط و به عنوان بیشترین و برترین پیشنهادها و با رتبه عالی و همراه با امتیاز مربوط، ثبت شده که بسیاری از آنها، مشترک بین همه ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی مراکز سایر استان‌ها و حتی دیگرسازمان‌ها نیز می‌باشد، برای نمونه، در تعداد 40 صفحه و در 163 بند، در ذیل، آورده شده است؛ در صورت صلاحدید، دستور فرمایید ضمن بررسی، پالایش و احیاناً تلخیص و یا حذف و اضافات، در اختیار سایر ادارات کل ستادی و مراکز استان‌ها نیز، قرار گیرد.

متعاقباً و ان شاءالله، درصورت وجود موارد دیگر و جدید، پیشنهادهای متفاوتی نیز در حوزه فرهنگ و هنر و همچنین، برای بهبود وضعیت جاری سازمانی و اداری مجموعه فرهنگ و ارشاد اسلامی و واحدهای تحت تکفل، ارائه خواهد شد.


1) تأسیس خانه مطبوعات در ادارات کل مراکز استان‌ها و ترجیحاً، در همکف ادارات کل. هر روز، مطبوعات زیادی به جهت انجام پروسه اعلام وصول و انجام سایر امور مربوط، از سوی دفاتر نشریات، به اداره مطبوعات ادارات کل مراکز استان‌ها، وصول می‌شوند که فرصت خوبی برای آرشیو و قراردادن آنها در جایگاهی برای مطالعه همکاران و ارباب‌رجوع ایجاد می‌شود که می‌توان با آرشیو و تمرکز آن در خانه مطبوعات، مقدمات مطالعه رایگان و دسترسی آسان و سریع و به‌روز را برای همه مراجعه‌کنندگان و همکاران فراهم آورد. بی‌علاقگی به مطالعه، عدم دسترسی آسان و سریع به مطبوعات، عدم وجود خانه مطبوعات در ادارات کل و … از عواملی است که اجرای این پیشنهاد را ضروری می‌کند.

2) نصب برترین‌های آثار هنری هنرمندان عرصه عکاسی، نقاشی و … در هر استان به صورت چرخشی و دوره‌ای در محل عبور و مرور ارباب‌رجوع و اصحاب فرهنگ و هنر در سالن‌های همه طبقات و در راه‌پله‌های ادارات کل. در راه‌پله ادارات کل، از همکف تا طبقه بالا، فضای نسبتاً مناسبی برای نصب برترین‌های آثار هنری هنرمندان عرصه‌های مختلف عکاسی، نقاشی و … معمولاً موجود می‌باشد که می‌توان از این فضا، به بهترین شکلی و در راستای معرفی آثار هنری، بهره برد و موجب تشویق هنرمندان نیز گردید. علاوه بر آن، با اجرای این طرح، مبلمان و زیبایی فضای داخلی ساختمان ادارات کل نیز، بهبود می‌یابد.

3) ساخت سالن ویژه جهت رفاه کارمندان برای برگزاری مراسم‌های مختلف ازدواج و … . با توجه به اینکه در بیشتر ادارات کل مراکز استان‌ها، معمولاً فضاهای خالی بلااستفاده و درواقع پرت زیادی وجود دارد، با ساخت سالن ویژه در فضاهای خالی مجتمع‌‎های فرهنگی و هنری یا سینمایی تحت پوشش ادارات کل مراکز، مشکل تهیه سالن برای کارمندان نیز، مرتفع می‌شود.

4) ارائه انواع خدمات مختلف رفاهی و آموزشی به فرزندان کارکنان، به تناسب سن آنها. تهیه لوازم التحریر با تخفیف و با تخصیص یارانه از سوی ادارات کل مراکز به فرزندان کارکنان، افزایش پاداش تحصیلی فرزندان کارکنان، تخصیص هدایای سن تکلیف فرزندان پرسنل، چاپ عکس فرزندان پرسنل در زمان ممتازی در مدرسه یا دانشگاه، چاپ و درج تبریک تولد فرزندان کارمندان در مطبوعات محلی و مواردی از این قبیل، باعث تقویت روحیه کارمندان و موجب تأثیر مثبت بر روند کاری آنها خواهد بود. هم‌اکنون، برنامه مدون و خاصی برای فرزندان کارکنان وجود ندارد و معدود برنامه‌هایی هم که وجود دارند، به صورت مستمر و تقویت‌شده نمی‌باشد.

5) تخصیص سالن ویژه برای آرشیو پژوهش‌ها، نشریات تخصصی و پژوهشی و پایان‌نامه‌های فرهنگی و هنری در ادارات کل برای استفاده و رجوع کارکنان و اصحاب فرهنگ و هنر.

با آرشیو منظم پژوهش‌های حوزه فرهنگ و هنر در ادارات کل، محققان و علاقه‌مندان به پژوهش در حوزه فرهنگ و هنر، دسترسی راحت و سریعتری به منابع و پیشینه تحقیق خواهند داشت و این منابع، به این شکل، حفظ خواهند شد. هم‌اکنون، مکانی خاص و متمرکز برای آرشیو پژوهش‌های حوزه فرهنگ و هنر در اکثر ادارات کل مراکز وجود ندارد که دسترسی به منابع را غیرممکن یا سخت کرده است و بسیاری از پژوهش‌های انجام‌گرفته در سال‌های اخیر نیز، مفقود شده یا از بین رفته‌اند.

6) تخصیص وام خودرو، با سقف بالا و درصد پایین، برای خرید یا تعویض خودرو به کارمندان، به‌خصوص کارمندانی که مجبور به تردد میان مرکز استان و شهرستان‌های استان یا بین وزارتخانه و شهرهای اطراف هستند. تخصیص وام خودرو با سقف بالا و درصد پایین به کارمندان، موجب کاهش دغدغه، افزایش روحیه و موجب راحتی آنها می‌گردد که تأثیر مستقیم بر کارایی عملکرد کارکنان دارد. هم‌اکنون، بسیاری از کارمندان، به جهت سطح پایین حقوق و مزایا، قادر به تهیه و خرید خودرو نمی‌باشند.

7) تخصیص رایگان و امانتی دوچرخه به کارکنان، به جای استفاده از خودروی شخصی. تخصیص دوچرخه به صورت رایگان به کارمندان، چه‌بسا موجب علاقه‌مندی و ترغیب آنها برای استفاده از دوچرخه و کنار گذاشتن خودروی شخصی می‌گردد که علاوه بر اینکه ورزش و نشاط، به همراه دارد، جلوگیری از آلودگی محیط زیست را نیز، به همراه دارد. هم‌اکنون، بسیاری از کارمندان، فاقد خودروی شخصی می‌باشند و برخی دیگر هم که دارای خودروی شخصی می‌باشند، اکثراً با مشکل پارکینگ مواجه هستند.

8) رفع مسدودیت استفاده از فلش‌مموری، سی.‌دی و … در ادارات کل و صدور اجازه استفاده کلیه کارمندان از فلش‌مموری، سی.‌دی، دی.‌وی.‌دی و … در واحدهای ادارات کل و رفع مسدودیت از آنها، با توجه به اینکه در برخی از ادارات کل، ازجمله اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، این امکان فراهم نیست. توضیح اینکه، اگر ادارات کل، نگران انتقال و نشر برخی از اطلاعات از ادارات کل به بیرون از سازمان می‌باشند، این انتقال اطلاعات، از طریق اینترنت و پست الکترونیکی و با راه‌ها و شیوه‌های دیگری هم ممکن است و نیازی هم، به این محدودیت و مسدود کردن و منع استفاده از این امکانات نیست. در حال حاضر، در برخی از ادارات کل مراکز و از جمله اداره کل متبوع، به دلایلی مبهم و درواقع، با دید انقباضی و ساده انگارانه، استفاده از فلش‌مموری، دی.‌وی.‌دی و … مقدور نبوده و این امکان، در سیستم‌های رایانه‌ای موجود در واحدها، مسدود شده که موجب کندی فعالیت‌ها، به‌ویژه در زمان انتقال اطلاعات و آمار و گزارش و … می‌گردد.

9) تعریف و استقرار یک واحد کپی و اسکن، با کارمند و مسؤول مشخص، جهت انجام عملیات تکثیر، اسکن، کپی، پرینت رنگی و سیاه و سفید، دسته‌بندی و … با تعریف و استقرار چنین واحدی در ادارات کل، کارهای اینچنینی، با کیفیت بهتری انجام می‌گیرد و نیازی هم، به مراجعه به بیرون از سازمان و هزینه‌کرد اضافی هم نخواهد بود و مشکلات احتمالی درز و نشر اطلاعاتی به بیرون از اداره را هم، به دنبال نخواهد داشت که معمولاً سپردن کارها به بیرون، بعضاً مشکلاتی را هم به همراه دارد. علاوه بر آن، چنانکه اشاره شد، وجود یک واحد مستقل کپی در ادارات کل، باعث کاهش هزینه‌ها نیز می‌شود. در حال حاضر، بسیاری از کارهای کپی واحدهای ادارات کل، در بیرون از اداره انجام می‌گیرد که بار مالی به همراه دارد و البته دستگاه‌های کپی معدودی که برای این منظور در ادارات کل، تعریف و تعبیه شده، کفاف انجام کارهای اداری را نمی‌کند؛ ضمن اینکه متصدیان مربوط، علاوه بر آن، کار اصلی دیگری نیز معمولاً به عهده دارند که ناگزیر نمی‌توانند متمرکز در کار کپی گردند و البته در بیشتر مواقع هم، احتمال دارد تنها دستگاه کپی آن اداره هم، خراب بوده و نیاز به تعمیر داشته باشد.

10) تخصیص اتاق مجهز به رایانه و درواقع ایجاد سایت کامپیوتری، به همراه سایر امکانات، از قبیل: پرینتر برای همکاران مراجعه‌کننده شهرستانی و برای مواردی که نیاز به برگزاری وبینار و حضور و مشارکت گروهی کارمندان می‌باشد. با تخصیص اتاق مجهز به رایانه، به همراه سایر امکانات، از قبیل: پرینتر، دسترسی به اتوماسیون اداری و اینترنت و … برای همکاران مراجعه‌کننده شهرستانی، مشکل این همکاران نیز، مرتفع می‌گردد.

همکارانی که از شهرستان مراجعه می‌کنند، در صورت نیاز به تهیه گزارش و مواردی از این قبیل که نیاز به رایانه و استفاده از اینترنت و یا پرینت گزارش همراه با قید فوریت را دارند یا نیاز به دسترسی به اتوماسیون اداری دارند، با مشکل مواجه می‌شوند و عملاً نمی‌توانند به این موارد، دسترسی راحتی داشته باشند و مجبورند در بیشتر مواقع، با مراجعه به اتاق همکاران دیگر، از امکانات سایر همکاران استفاده نمایند.

11) ایجاد امکانات و تسهیلات رفاهی و هماهنگی‌های لازم و جدی برای مسافرت و اردوی کارمندان در جهت ایجاد نشاط دسته‌جمعی که تأثیر مستقیم در بهبود عملکرد کارکنان دارد. پیشنهاد می شود برای تأمین رفاه کارکنان، امکاناتی فراهم گردد تا با تخفیف یا به صورت تمام‌رایگان و به صورت دوره‌ای، کارمندان بتوانند به سفرهای داخلی زیارتی و تفریحی و همچنین، سفرهای خارجی، به‌ویژه زیارتی، مثل: کربلا و مکه عزیمت نمایند. بسیاری از کارمندان، به‌جهت سطح پایین حقوق و درآمد، امکان مسافرت، به‌ویژه برای مسافرت‌های زیارتی خارج از کشور، برایشان مقدور نیست.

12) ایجاد آشپزخانه ساده مرکزی، برای استفاده به‌ویژه آن‌دسته از کارمندانی که بیماری دارند و مصرف دائمی دارو داشته و عادت و نیاز به خوردن صبحانه داغ دارند. با ایجاد آشپزخانه ساده مرکزی در ادارات کل و در فضایی که بوگیر و تهویه مناسب نیز داشته باشد، مشکلاتی که به سبب تهیه صبحانه به صورت جداگانه در طبقات ایجاد می‌گردد و چه‌بسا، باعث آزار سایر کارمندان و ارباب‌رجوع نیز می‌شود، مرتفع می‌گردد. در بسیاری از موارد، کارمند نسبت به تهیه صبحانه به صورت داغ در طبقه‌ای که در آن مستقر است، اقدام می‌کند که بوی آن، در فضای اداره کل می‌پیچد و این حالت، برای بقیه کارکنان و ارباب‌رجوع، خوش‌آیند نیست.

13) ایجاد بوفه در ادارات کل مراکز استان‌ها. با استقرار بوفه در ادارات کل با امکانات تغذیه‌ای ساده و مختصر، مثل: آب میوه طبیعی، کیک، بیسکویت و …، امکانی فراهم می‌گردد تا کارمند، در وسط زمان فعالیت اداری، در صورت تمایل و نیاز به تغذیه، به بوفه اداره، مراجعه نماید. در بسیاری از موارد، کارمند در زمان میان‌وعده، نیاز به تغذیه دارد یا به جهت بیماری، نیاز به مصرف دارو دارد که مجبور می‌شود قبل از مصرف دارو، تغذیه مختصری نیز داشته باشد که چنین امکانی در بیشتر ادارات کل، وجود ندارد و چه‌بسا مجبور می‌شود اداره را ترک نماید.

14) امکان انعکاس انتقادات، به صورت شفاف و مستقیم و بدون هرگونه ممیزی و در فضایی که ارباب‌رجوع و مخاطبان یا کارمندان، در محذور نمانند. با اختصاص یک اتاقک در ادارات کل برای نوشتن و ارائه پیشنهادها به صورت مکتوب یا استقرار یک کارمند به منظور دریافت پیشنهادها و انتقادات به صورت کاملاً محرمانه یا از طریق واحد حراست، بستر خوب و مطمئنی برای ارائه انتقاد فراهم می‌شود.

در وضعیت فعلی و با وجود و نصب و استقرار صندوق پیشنهادها، در ورودی ادارات کل، بسیاری از کارمندان، ارباب‌رجوع و مخاطبان، به جهت اینکه در معرض دید مستقیم یا دید از طریق دوربین مداربسته قرار می‌گیرند، از ارائه پیشنهاد و انتقاد، خودداری می‌کنند و در خوشبینانه‌ترین وضعیت هم که انتقادی ارائه می‌شود، چه‌بسا ممیزی می‌گردد و همه آنچه که قرار است به شخص مدیرکل ارائه بشود، ارائه نمی‌شود.

15) تهیه فیلم معرفی ادارات کل مراکز استان‌ها، فعالیت‌ها و مجوزهای مربوط و ارائه آن به ارباب‌رجوع و اصحاب فرهنگ و هنر. با تهیه فیلم معرفی ادارات کل، فعالیت‌ها و مجوزهای مربوط و ارائه آن به ارباب‌رجوع و قرار دادن آن در همکف و در معرض دید ارباب‌رجوع و از طریق پخش، اطلاع‌رسانی خوبی انجام می‌گیرد. بسیاری از مراجعه‌کنندگان و مخاطبان ادارات کل، شناخت دقیقی از اداره کل و نوع و گستره فعالیت‌ها ندارند و از نحوه صدور مجوز نیز، بی‌اطلاع می‌باشند.

16) هماهنگی و عقد قرارداد با ادارات کل نهاد کتابخانه‌های عمومی استان‌ها برای عضویت رایگان کارمندان ادارات کل، خانواده‌های درجه یک آنها و نویسندگان و هنرمندان سراسر استان. با هماهنگی‌های لازم و عقد قرارداد با اداره کل نهاد کتابخانه‌های عمومی استان برای عضویت رایگان کارمندان ادارات کل و واحدهای وابسته، نویسندگان و هنرمندان سراسر همان استان، می‌توان این امکان را فراهم آورد تا این طبقه از جامعه، به‌سهولت به منابع تحقیقاتی خود در حوزه هنر و در حوزه کاری خود، دسترسی داشته باشند. بسیاری از کارمندان و جامعه هنری، دسترسی راحت به کتابخانه‌ها را ندارند و هزینه‌ای را هم در قبال عضویتشان، می‌پردازند.

17) راه‌اندازی برنامه عرضه و فروش آثار هنری. با راه‌اندازی برنامه مزایده آثار هنری به روش واسپاری به صنوف مختلف مرتبط و در راستای حمایت از هنرمندان توسط مثلاً مؤسسات فرهنگی و هنری و با نظارت و مجوز ادارات کل، می‌توان از انواع آثار هنری، حمایت نمود. هم‌اکنون، در اکثر استان‌ها، مکانی و امکاناتی که هنرمندان، به سبب آن بتوانند آثار هنری خود را در حوزه‌های مختلف، عرضه نمایند و نسبت به فروش آنها اقدام نمایند، وجود ندارد.

18) تمرکز طراحی‌های پوستر و بنر و تندیس و … در اداره امور هنری ادارات کل، با همکاری هنرستان‌های تحت پوشش. با ایجاد و تمرکز طراحی‌های پوستر، بنر، تندیس و … در اداره امور هنری ادارات کل و با همکاری هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات و با استفاده از ظرفیت‌های هنری هنرمندان، می‌توان هم مشوقی برای هنرجویان شد و هم اینکه، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرد. ادارات کل، کارهای تبلیغاتی خود را در بیشتر مواقع، به بیرون از سازمان، ارجاع و واگذار می‌کنند که هزینه بالایی هم دربردارد.

19) هماهنگی برای ارائه تسهیلات بانکی با رقم بالا و با درصد پایین برای کارمندان نیازمند. پیشنهاد می‌شود: با هماهنگی لازم با بانک‌های مختلف، نسبت به ارائه تسهیلات بانکی با رقم بالا و با درصد پایین برای کارمندان نیازمند، اقدام گردد تا امکان خرید و رفع مشکل مالی برای کارمندان نیازمند به وام بانکی که بسیاری از آنها فاقد مسکن می‌باشند یا وسیله نقلیه مناسبی ندارند یا هنوز ازدواج نکرده‌اند، فراهم گردد. بسیاری از همکاران، به‌ویژه به جهت اینکه سطح حقوق و مزایای عموم کارکنان ادارات کل و واحدهای وابسته، پایین می‌باشد، نیازمند حتمی به دریافت وام می‌باشند.

20) الزام نیروهای خدماتی به استفاده از پوشش بهداشتی و استفاده از لباس فرم سفید. پیشنهاد می‌شود جهت رعایت اصول بهداشتی و یکدستی، نیروهای خدماتی، به پوشش بهداشتی و استفاده از لباس فرم و ترجیحاً سفید، ملزم شوند. در بیشتر مواقع، نیروهای خدماتی آبدارخانه، رعایت بهداشت ظاهری را نمی‌کنند و از پوشش مناسب و تمیزی هم، برخوردار نیستند و در جاهایی هم که لباس فرم تهیه شده و در اختیار قرار گرفته شده، بعضاً در استفاده دائمی، منظم و مرتب از آن، مقاومت دیده می‌شود و برخی از نیروهای خدماتی نیز، از لباس فرم استفاده نمی‌کنند.

21) حمایت ادارات کل، از کارمندان پذیرفته‌شده برای تحصیل در دانشگاه‌ها. پیشنهاد می‌شود: برای تشویق و ترغیب کارمندان برای تحصیل در دانشگاه‌ها، موضوع حمایت مادی، مورد توجه قرار بگیرد تا کارمندان بتوانند با تقبل قسمتی از هزینه تحصیل توسط اداره، در دانشگاه، به ادامه تحصیل بپردازند. هم‌اکنون، نه‌تنها هیچگونه حمایتی برای ادامه تحصیل کارمندان در دانشگاه‌ها وجود ندارد، بلکه حتی در بیشتر مواقع، موانع و تلاش‌هایی! حتی علنی از سوی برخی مدیران برای ادامه تحصیل کارکنان وجود دارد!

22) ایجاد شورای نمایندگان کارکنان. پیشنهاد می‌شود: شورایی به عنوان شورای نمایندگان کارکنان ایجاد شود تا اطلاعات لازم را به مدیریت ارائه نمایند تا بدین‌وسیله کارکنان، احساس مشارکت بیشتری در سیستم اداری بکنند و حرف‌هایشان را از طریق این نمایندگان، به مدیریت، انتقال دهند و احتمالاً جو خفقان و نامطلوبی هم که بعضاً در برخی از ادارات کل، ایجاد می‌شود و احساس می‌شود، تلطیف گردد؛ چراکه در بیشتر مواقع، بستر لازم و مناسبی برای انتقال انتقادها و پیشنهادها و وضعیت نامطلوب موجود به شخص مدیرکل، وجود ندارد.

23) ایجاد پایگاه اینترنتی انتقادات و پیشنهادها در حوزه فرهنگ و هنر.

با ایجاد و راه‌اندازی پایگاه اینترنتی انتقادات و پیشنهادها در حوزه فرهنگ و هنر و با مسؤولیت ترجیحاً اداره مطبوعات و تبلیغات یا روابط عمومی ادارات کل در کلیه خبرگزاری‌ها و پایگاه‌های خبری، می‌توان نسبت به جذب هرچه بیشتر و سریع نظرات صاحبنظران، مخاطبان، صنوف وابسته و عموم مردم، اقدام کرد. در بیشتر مواقع، مخاطبان ادارات کل، هیچگونه امکان و دسترسی سریع برای انتقاد و پیشنهاد را ندارند.

24) نیازسنجی در هر بخش، قبل از صدور مجوز. پیشنهاد می‌شود: قبل از صدور مجوز در بخش‌های مختلف، نسبت به موضوع علمی نیازسنجی، توجه ویژه گردد تا در نهایت، با انبوهی از واحدهای مجوزدار بدون فعالیت و بی‌انگیزه روبه‌رو نشویم. در بیشتر مواقع، صدور مجوزهای غیرکارشناسی‌شده، فاقد پشتوانه و ظرفیت اجرایی، باعث انباشت مشکلات در حوزه فرهنگ و هنر شده است؛ مثل افزایش انبوه انتشاراتی‌ها، مؤسسات فرهنگی و هنری، نشریه‌ها، خبرگزاری‌ها، کانون‌های تبلیغاتی، آموزشگاه‌های آزاد هنری و سینمایی و … که علی‌رغم افزایش آماری، بسیاری از آنها، کارکرد قابل قبولی ندارند و حتی برخی از آنها، به صورت پرونده راکد باقی مانده‌اند.

25) رفع تبعیض در مشارکت کارکنان در برنامه‌های فرهنگی و هنری، مثل: نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، جشنواره‌ها و … . با رفع تبعیض در مشارکت کارکنان در برنامه‌های فرهنگی و هنری، مثل: نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، جشنواره‌ها و … و برقراری عدالت و شرکت دادن به‌نوبت و دوره‌ای و چرخشی کارکنان در چنین برنامه‌هایی، تقویت حس مشارکت و متعاقباً درآمدزایی همسان برای همه کارکنان، ایجاد می‌گردد.

تبعیض در مشارکت کارکنان در برنامه‌های فرهنگی و هنری، مثل: نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، جشنواره‌ها و … اولاً غیر از اختصاص و تزریق منابع مالی به یک‌عده خاص، باعث گردیده است تا عمومیت نیروهای اداره، از تجربه و اندوخته لازم برای کارهای فرهنگی و هنری برخوردار نباشند و از همان مقدار اندوخته و تجربه آنها هم، استفاده نشود.

26) تصحیح و به‌روز کردن چارت سازمانی در پرتال ادارات کل. پیشنهاد می‌شود نسبت به تصحیح و به‌روز کردن چارت سازمانی و درج صحیح اسامی کارمندان در پرتال ادارات کل، ازجمله اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی متبوع در استان آذربایجان شرقی، اقدام گردد. بسیاری از اسامی درج‌شده در بخش چارت سازمانی ادارات کل، مربوط به گذشته می‌باشد که نیاز به تصحیح و تغییر و به‌روزرسانی دارد که این مشکل، ممکن است در سایر ادارات کل استان‌ها نیز، وجود داشته باشد.

27) تحصیل رایگان فرزندان کارکنان ادارات کل و واحدهای وابسته، در هنرستان‌های هنرهای زیبا و مراکز علمی کاربردی فرهنگ و هنر تحت تکفل ادارات کل. با ایجاد این امکان برای تحصیل رایگان فرزندان کارکنان ادارات کل و واحدهای وابسته، در هنرستان‌های هنرهای زیبا و مراکز علمی کاربردی فرهنگ و هنر، هم تشویق و ترغیبی برای ادامه تحصیل در شاخه‌های هنری می‌شود که احتمالاً همان افراد، دوباره در مجموعه ادارات کل، به کار گرفته می‌شوند یا به‌نوعی در ارتباط با ادارات کل، به فعالیت می‌پردازند و هم اینکه در هزینه‌های تحصیلی، یک کمکی نیز برای این قشر می‌گردد. بسیاری از همکاران، یا این امکان برایشان فراهم نیست که فرزندانشان در شاخه‌های هنری، به ادامه تحصیل بپردازند یا اینکه علاقه‌ای به این کار ندارند.

28) درج و پرینت سخنان کوتاه از مقام معظم رهبری، رییس محترم جمهوری و مقام منیع وزارت، در حوزه فرهنگ و هنر در روی پاکت‌های پستی. درج و پرینت سخنان کوتاه از مقام معظم رهبری، رییس محترم جمهوری و مقام منیع وزارت متبوع، در حوزه فرهنگ و هنر در روی پاکت های پستی ارسالی ادارات کل، موجب یادگیری و تکرار و تداعی و یادآوری برخی از سخنان در حوزه فرهنگ و هنر و درواقع مصداق نوعی توسعه فرهنگی است. در وضعیت موجود، در برخی از موارد، بسیاری از همکاران و مخاطبان ادارات کل، حضور ذهنی در مورد جملاتی که در حوزه فرهنگ و هنر ارائه شده، ندارند.

29) تقدیر و تشویق همکارانی که در نماز جماعت یا در سایر کارهای دسته‌جمعی در ادارات ‌کل، حضوری فعال دارند. تقدیر و تشویق همکارانی که در نماز جماعت ادارات کل یا در سایر موارد و حرکات دسته‌جمعی، حضور فعال و مستمری دارند، باعث حضور مجدد و پررونق آنها و سایر همکاران خواهد شد. در بیشتر مواقع، می‌بینیم کارمندان حضور کمرنگی در نماز جماعت و کارهای دسته‌جمعی دارند. حضور در نماز جماعت و مشارکت در کارهای عمومی و دسته‌جمعی، به‌خصوص در اعیاد و مناسبت‌های مختلف، باعث استحکام ارتباط بین کارمندان نیز می‌گردد.

30) تخصیص بلیط برنامه‌های فرهنگی و هنری، مثل: کنسرت موسیقی، سینما، جشنواره‌ها، نمایشگاه کتاب و … به صورت رایگان برای کلیه کارمندان ادارات کل. تخصیص بلیط و فراهم آوردن امکانات برای حضور در برنامه های فرهنگی و هنری، به صورت رایگان برای کلیه کارمندان و تشویق آنها برای مراجعه به سینما، کنسرت، جشنواره‌ها، نمایشگاه‌های کتاب و سایر برنامه‌های مشابه در خود استان و سایر استان‌ها و مرکز، از اقدامات خوب می‌تواند باشد.

بسیاری از همکاران، علی‌رغم حضور و کار در اداره‌ای که خود متولی و صادرکننده مجوز برنامه‌های فرهنگی و هنری می‌باشد، دسترسی به بلیط برخی از همان برنامه‌ها را ندارند و نمی‌توانند در این برنامه‌ها، حضور یابند.

31) ایجاد موزه فرهنگی – هنری از آثار هنرمندان و تولیدات صنوف وابسته.

ایجاد موزه فرهنگی – هنری از آثار هنرمندان و تولیدات صنوف وابسته در محل ادارات کل یا در مجتمع‌های فرهنگی و هنری یا سینمایی تحت پوشش ادارات کل، موجب پویایی و تشویق و رقابت بین صنوف و هنرمندان می‌شود و در برخی از موارد نیز، چه‌بسا ممکن است موجب دیده‌شدن اثر و کسب درآمد نیز بشود. هم‌اکنون، جایگاه خاصی برای ارائه آثار هنرمندان و صنوف وابسته به ادارات کل، تدارک دیده نشده است.

32) به‌كارگيری نيروهای انسانی متخصص در حوزه فرهنگ و هنر، برای مشاوره قبل از اجرای برنامه‌های فرهنگی و هنری. بسیاری از برنامه‌های اجراشده در حوزه فرهنگ و هنر، بدون آن خروجی مورد انتظار می‌باشند که لازم است قبل از اجرا، به بررسی خروجی و بازخورد احتمالی آن و همچنین بررسی برنامه‌های مشابه در سال‌های قبل یا در استان‌های دیگر، اقدام گردد. بسیاری از نیروهای متخصص در حوزه فرهنگ و هنر در خارج از سازمان، آمادگی مشاوره برای ادارات کل و شخص مدیران کل را دارند که پیشنهاد می‌شود از این افراد، در جهت اجرای صحیح برنامه‌های فرهنگی و هنری استفاده گردد.

33) نصب جعبه کمک‌های اوليه در ادارات کل. با نصب جعبه کمک‌های اولیه، حاوی امکاناتی، مانند: قرص‌هاي مسکن و ضددرد از قبيل: استامينوفن، قرص هيوسين ضد اسپاسم عضلات و دل‌درد و کليه‌درد، قرص ديفنوکسيلات ضداسهال، قرص Adult Cold برای رفع سرماخوردگی، قرص آنتی‌هيستامين ضد حساسيت و سرماخوردگی، قرص متوکلوپراميد جهت رفع حالت تهوع و استفراغ و سرگيجه و ديگر داروهای ضروری، دیگر نیازی به مراجعه‌ کارمندان به بیرون از اداره برای درمان نخواهد بود یا حداقل، این امکان ایجاد می‌شود که تا زمان مراجعه کارمند به مرکز درمانی، کارهای اولیه و ابتدایی ساده، در خود ادارات کل، انجام بگیرد. نبود جعبه کمک‌های اولیه و قرص‌های مسکن و ضددرد و مواردی مثل: چسب زخم و باند پانسمان و مایع بتادین، مشکلاتی را برای کارمندان در مواقع ضروری، ایجاد می‌کند.

34) در برخی از موارد و بعضاً، با وجود فضاها در خیابان یا در محل قرارگرفتن ادارات کل مراکز استان‌ها، معمولاً چنین امکانی وجود دارد که نام فضای قرارگرفته در آن را به نام اداره یا در ارتباط با آن، می‌توان نامگذاری کرد. به عنوان مثال، تغییر تابلوهای ایستگاه اتوبوس جلوی ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی از آن نامی که اکنون دارند، به ایستگاه فرهنگ و هنر یا ایستگاه فرهنگ و ارشاد و یا عناوینی مانند آن؛ مثلاً به عنوان نمونه مصداقی، در خصوص اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، تغییر و تعویض نام ایستگاه مربوط از «کلانترکوچه» به ایستگاه «فرهنگ و ارشاد» با هماهنگی سازمان اتوبوس‌رانی و شهرداری.

با این تغییر و با این اقدام، نام ادارات کل و فرهنگ و هنر، به طور مکرر، تکرار و همیشه هم، تداعی خواهد شد که این تکرار، تأثیر مثبتی را به همراه دارد؛ چراکه بسیاری از شهروندان عادی و حتی برخی از اصحاب فرهنگ و هنر، اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی محل سکونت خود را نمی‌شناسند.

35) یکسان‌سازی لیوان‌ها و استکان‌های چایی‌خوری در ادارات کل و چاپ طرح و نام اداره کل در روی آن. با یکسان‌سازی لیوان‌ها و استکان‌های چایی‌خوری در ادارات کل و چاپ طرح و نام اداره کل در روی آن، از آوردن لیوان توسط همکاران، جلوگیری می‌شود و علاوه بر آن، درکل، باعث یکدستی و زیبایی و همچنین، باعث یک حس مشترک و دلبستگی به سازمان نیز می‌گردد. در ادارات کل، شاید بتوان گفت به تعداد همکاران، انواع لیوان‌ها و استکان‌های چایی‌خوری در شکل‌ها و رنگ‌های مختلف و متنوع وجود دارد! که شاید منظره خوش‌آیندی نباشد.

36) نصب دستگاه خودپرداز AMT در محل ادارات کل. با نصب دستگاه خودپرداز در محل ادارات کل، علاوه بر درآمدزایی آن به سود ادارات کل، مراجعه همکاران برای دریافت حقوق ماهیانه، پرداخت قبض و … به بیرون از ادارات کل نیز، کم می‌شود و موجب راحتی همکاران و نیز، ارباب‌رجوع و تسهیل در امور بانکی همکاران می‌گردد. علاوه بر آن، پرداختی‌های طرف قرارداد ادارات کل نیز، راحت‌تر و از طریق کارت به کارت و در خود محل ادارات کل، انجام می‌گیرد.

کارمندان ادارات کل، برای دریافت حقوق ماهیانه و پرداخت قبض و کلاً سایر امور بانکی خود، مجبور هستند به بیرون از ادارات کل، مراجعه نمایند. علاوه بر آن، برخی از آن مبالغی را که ادارات کل متبوع، به حساب مجریان طرح‌های فرهنگی و هنری طرف قرارداد اداره می‌پردازد، مجبور به حضور در بانک و اقدام از طریق عملیات بانکی می‌باشند.

37) راه‌اندازی بانک اطلاعاتی تخصصی در ارتباط با تجربیات مکتوب و شفاهی کارکنان و کارشناسان باسابقه ادارات کل و تجمیع اطلاعات مربوط. برای این منظور، کلیه مدیران میانی و ارشد و کارشناسان باسابقه ادارات کل که در یک یا چند حوزه، تخصص منحصربه‌فردی دارند که مسبوق به سابقه بوده است، می‌توانند سرفصل و رئوس این تخصص‌ها را به صورت خلاصه و فهرست‌وار در فایلی که به این منظور در سایت ادارات کل متبوع ایجاد می‌گردد، وارد نموده و چه‌گونگی ارائه این خدمات را به ادارات کل سایر استان‌ها نیز، اعلام نمایند تا از این رهگذر، تجربیات و تخصص‌های کارمندانی که شاغل باسابقه و یا در شرف بازنشستگی هستند، از بین نروند و کارمندان نیازمند و تازه‌کار به این تخصص‌ها نیز که ادارات کل، در به وجود آمدن آن، سرمایه‌گذاری‌های متعددی نموده است، بتوانند از این بانک اطلاعاتی، بهره‌مند گردند.

این اطلاعات، پس از پایش، می‌تواند در اختیار کلیه همکاران نیز قرار بگیرد. بسیاری از تجربیات کارمندان، با بازنشستگی، به فراموشی سپرده می‌شوند و چه‌بسا کارمندان جدیدالاستخدام نیازمند به این تجربیات، خود شخصاً و با صرف زمان و انجام آزمون و خطا، دوباره آنها را کسب و تجربه می‌کنند.

38) راه‌اندازی پیام کوتاه به عنوان یک آیتم در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، برای اطلاع‌رسانی ارباب‌رجوع، از طریق تلفن همراه یا روش دیگر. با اضافه شدن و راه‌اندازی این امکان، ارباب‌رجوع می‌تواند به صورت پیام کوتاه دریافتی، از آخرین اقدامات و احتمالاً نواقص پرونده تسلیمی و درخواست خود، اطلاع حاصل نموده و به‌موقع اقدام و مراجعه نماید. ارباب‌رجوع، برای پیگیری تقاضای خود در حوزه‌های مختلف برای دریافت مجوز یا سایر امور، چه‌بسا بارها به ادارات کل استان خود، مراجعه می‌کند که علاوه بر صرف انرژی، ایجاد ترافیک و … ، موجب اتلاف وقت اداری کارمند نیز می‌شود.

39) استقرار سماور بشکه‌ای برقی در طبقات ادارات کل و حداقل و ترجیحاً در همکف ادارات کل، به‌خصوص در این روزهای کرونایی. با استقرار سماور بشکه‌ای برقی در همکف ادارات کل همراه با لیوان‌های یک‌بارمصرف، نیروهای خدماتی آبدارخانه، از پذیرایی ارباب‌رجوع، معاف خواهند شد و این زمان، برای کارهای دیگری، مصروف خواهد شد. بسیاری از وقت اداری نیروهای خدماتی آبدارخانه، صرف پذیرایی با چای از مراجعه‌کنندگان، به‌ویژه در واحدهای پرتردد می‌گردد.

40) راه‌اندازی پله اضطراری در ساختمان ادارات کل. بیشتر ادارات کل، معمولاً دارای تنها یک راه خروج به بیرون از ساختمان می‌باشند و یک مسیر پله‌ای در آن پیش‌بینی شده است؛ با عنایت به تعداد کارمندان مستقر در ادارات کل، به نظر می‌رسد در وقوع حوادثی، از قبیل: زلزله و آتش‌گرفتگی، کارمندان، فرصت کافی برای خروج نداشته باشند و یا امدادرسانی از بیرون، دچار مشکل شود؛ لذا پیشنهاد می‌شود نسبت به نصب و راه‌اندازی پله اضطراری در ادارات کل فاقد آن، اقدام گردد. عدم امکان راحت و بدون مشکل امدادرسانی و نجات کارکنان در برابر آتش‌سوزی و بلایای طبیعی مثل زلزله، ضرورت راه‌اندازی پله اضطراری در ساختمان‌های ادارات کل را بیشتر، آشکار می‌کند.

41) تهیه و قراردادن تلویزیون LCD با اینچ بالا در طبقه همکف. با تهیه و قرار دادن حداقل یک تلویزیون LCD با اینچ بالا در طبقه همکف، بسیاری از مراجعه‌کنندگان به جهت حضور در ادارات کل، نگران از دست دادن برخی از برنامه‌ها یا اخبار و غیره نخواهند بود و علاوه بر آن، وجود شبکه‌های فرهنگی و هنری که بعضاً حامل گزارش‌های زنده از جشنواره‌ها و نمایشگاه‌های کتاب و کنسرت‌ها و مشابه آن می‌باشد، مناسب با ساختار ادارات کل خواهد بود. عدم دسترسی و بی‌اطلاعی برخی از همکاران و مراجعه‌کنندگان از اخبار فرهنگی و هنری، دلیل کافی است برای اینکه این پیشنهاد، عملی گردد.

42) ايجاد كتابخانه الكترونيكی و مجازی از تازه‌های نشر استان، به‌ویژه در حوزه فرهنگ و هنر. در این کتابخانه‌ها، منابع آموزشی، عمدتاً به صورت الکترونیکی وجود دارند؛ البته منابع چاپی نیز در کنار منابع الکترونیکی وجود دارند اما خدمات کتابخانه‌ای، بیشتر به صورت الکترونیکی یعنی در قالب لوح‌های فشرده یا دستیابی از طریق اینترنت انجام می‌شود. کتابخانه‌های مجازی، همان کتابخانه‌های بدون دیوار هستند و همه خدمات کتابخانه‌ای نیز در آنها، فقط از طریق وب انجام می‌پذیرد.

منابع این نوع کتابخانه‌ها، از نوع کتاب‌های الکترونیکی بر روی شبکه است و محیط کاری نیز، محیط شبکه‌های رایانه‌ای بسیار سریع از نوع شبکه‌های ماهواره‌ای یا فیبر نوری است. پیشنهاد می‌شود با ایجاد این امکان برای کارمندان و اصحاب فرهنگ و هنر، امکان مطالعه آسان و سریع، فراهم گردد. کارمندان ادارات کل، اکثراً علاقه‌مند مطالعه هستند و نیاز به مطالعه هم دارند اما دسترسی سریع و راحت به کتاب را ندارند و از طرفی دیگر، وقت کافی برای مطالعه کتاب کاغذی را هم ندارند.

43) قراردادن تازه‌های نشر استان به صورت الکترونیکی یا کتاب صوتی در پرتال ادارات کل. پیشنهاد می‌شود به اطلاع کلیه مراجعه‌کنندگان حوزه نشر کتاب، اعم از: مؤلفان، مترجمان و ناشران رسانیده شود تا در صورت علاقه‌مندی، یا اینکه الزام شود کتابی را که منجر به صدور مجوز شده، به صورت الکترونیکی یا صوتی، در اختیار اداره کل مربوط قرار دهند تا برای استفاده عموم، در پرتال ادارات کل قرار داده شود. هم‌اکنون، بسیاری از افراد علاقه‌مند به مطالعه کتاب و همچنین، خود کارمندان ادارات کل، فرصت کافی برای مطالعه را ندارد.

44) پیگیری هم اصل و نفس اجرا و هم اجرای صحیح آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌های صادره و ارسالی از سوی وزارت متبوع توسط شخص مدیران کل. از وزارتخانه، مدیران ادارات کل استان‌ها را ملزم نمایند تا یک نسخه از تمامی آیین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌هایی را که به دفتر مدیریت تسلیم گردیده است، خود شخصاً پیگیر اجرا و همچنین اجرای صحیح آن باشند؛ چرا که در برخی از موارد، یا اصلاً از بنا اجرا نمی‌شوند و یا در بعضی از موارد دیگر هم که اجرا می‌شوند، صحیح و اصولی یا به طور کامل و مستمر، اجرا نمی‌شوند.

در بسیاری از موارد، آیین‌نامه، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های صادره و ارسالی از سوی وزارت متبوع، بنا به ملاحظاتی، حتی به صورت مسکوت و پنهان، باقی می‌مانند و در برخی از موارد دیگر نیز، اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی نیز نمی‌شود که درنهایت، موجب تضییع حقوق کارمند می‌گردد.

45) اهدای کادو از طرف مدیریت به همراه لوح تبریک به کارمند، به مناسبت روز تولد کارمند، توسط روابط عمومی. اهدای کادو به همراه لوح تبریک به کارمند، از طرف مدیریت به مناسبت روز تولد کارمند، توسط روابط عمومی یا یکی از افراد حوزه مدیریت، موجب افزایش روحیه کارمند می‌شود و کارمند، اهمیت و ارزشگذاری اداره متبوعش را نسبت به خودش، احساس و لمس می‌کند. توضیح اینکه: تاریخ تولد همه کارمندان را می‌توان از طریق پرونده‌های پرسنلی مربوط در کارگزینی، استخراج و نسبت به این مورد پیشنهادی، اقدام کرد. کارمند، بعضاً احساس می‌کند اداره کل متبوعش، چه در کلی‌ترین و مهمترین موضوعات، مانند: درگیری با یک بیماری، مانند: کرونا و یا در ساده‌ترین موارد، مثل: روز تولد، او را همراهی نمی‌کند که چه‌بسا، این رویکرد، موجب تضعیف روحیه کارمند می‌شود.

46) ایجاد فضا و امکانات ورزشی، پارک‌بازی کودک و … در مجتمع‌های فرهنگی، هنری و سینمایی برای رفاه کارکنان و خانواده‌های آنها. پیشنهاد می‌شود فضا و امکاناتی در حوزه ورزشی، پارک بازی کودک و …

در مجتمع‌های فرهنگی، هنری و سینمایی برای رفاه کارکنان و خانواده‌های آنها، تدارک دیده شود. توضیح اینکه: در مجتمع‌های وابسته به ادارات کل، معمولاً فضاهای زیادی به صورت بلااستفاده در داخل ساختمان و یا بیشتر به صورت فضای سبز در خود محوطه موجود می‌باشد؛ در حالی که ایجاد فضای سبز و همچنین، نگهداری از آنها، رسالت اصلی ادارات کل نبوده و این مأموریت، معمولاً مربوط به شهرداری‌ها می‌شود و ادارات کل می‌تواند و بایستی از این فضاها برای رفاه کارمندان، بهره بگیرند.

اکثریت کارمندان ادارات کل و واحدهای وابسته، به جهت تفریحی و رفاهی، در مضیقه هستند که تأثیر مستقیمی در عملکرد آنها دارد.

47) فروش و واگذاری اموال منقول بلااستفاده و حتی ضایعات فلزی در انبار و موجود در خود ادارات کل و واحدهای وابسته. با مبلغ پول فروش و واگذاری اموال منقول بلااستفاده در انبار و نیز اموال اینچنینی موجود در خود ادارات کل و واحدهای وابسته یا تعویض آنها با وسایل مورد نیاز، می‌توان اموال جدید مورد نیاز ادارات کل را تهیه و تأمین کرد. در برخی از موارد، بسیاری از اموال و وسایل موجود در انبار ادارات کل و در خود ادارات کل، سال‌های سال، به صورت یک سرمایه بالقوه، بلااستفاده باقی مانده است.

48) راه‌اندازی بایگانی متمرکز و از آن طرف، جمع‌آوری بایگانی از واحدهای ستادی. راه‌اندازی بایگانی متمرکز و جمع‌آوری بایگانی از واحدهای ستادی و تعبیه آن به صورت اسکن در اتوماسیون یا به صورتی دیگر، علاوه بر ده‌ها سود مترتب بر آن که در بحث مدیریت بایگانی متصور است، موجب تسریع و دقت در امور جاری نیز می‌گردد. هم‌اکنون، در برخی از ادارات کل استان‌ها، بسیاری از واحدها، خود دارای بایگانی جداگانه‌ای می‌باشند که شامل: پرونده‌های جاری، نیمه‌جاری و راکد می‌باشند که علاوه بر جاگیری در اتاق و وقت‌گیری در بازیابی و دسترسی به آن، موجب کاهش امنیت پرونده‌ها یا چه‌بسا موجب دخل و تصرف و تخلف در آنها نیز می‌شود.

49) نصب بیلبورد گردان و چرخشی به صورت متحرک با سایز مناسب پیشنهادی، در محوطه حیاط ادارات کل و واحدهای وابسته به جای استفاده از روش سنتی داربست. با راه‌اندازی و نصب بیلبورد گردان و چرخشی در محوطه حیاط ادارات کل و واحدهای وابسته به جای استفاده از روش سنتی داربست، موضوع مشکل اطلاع‌رسانی همزمان چندین مناسبت‌ها و برنامه‌ها نیز حل می‌گردد. همچنین، همکاران دچار مشکل نصب و … نیز نمی‌شوند و علاوه بر آن، در واحدهای تحت پوشش، ممکن است یک درآمدی هم عاید مجموعه بشود.

در نصب داربست‌های تبلیغاتی به شیوه قدیمی در محوطه ادارات کل و واحدهای وابسته، علاوه بر سختی کار این روش برای نصب‌کنندگان تابلوها و بنرها که معمولاً از خود همکاران می‌باشد، به جهت یک‌وجهی بودن، در تبلیغات و اطلاع‌رسانی هم، محدودیت به وجود می‌آید و هم اینکه نمی‌توان همزمان، از چندین بنر برای چندین برنامه یا مناسبت، استفاده کرد.

50) راه‌اندازی بانک اطلاعات صنوف وابسته. با راه‌اندازی بانک اطلاعات در تمامی صنوف وابسته، دسترسی به شماره تماس و نشانی آنها، مقدور و فراهم می‌شود و با ثبت شماره همراه، امکان ارسال پیام انبوه یا عضویت آنها در گروه‌ها و کانال‌های مختلف در پلتفرم‌های مجازی نیز مقدور می‌گردد. ادارات کل، در برنامه‌های فرهنگی، در بیشتر مواقع، دسترسی به مشخصات و نشانی و تلفن اصناف ندارند که از این جهت، دچار مشکل می‌شوند.

51) ادغام و تجمیع اداره امور فرهنگی با اداره مطبوعات و تبلیغات در ادارات کل در صورت داشتن مجوز قانونی یا با ایجاد چنین مجوزی. با عنایت به اشتراک کاری و مخاطبان مشترک دو واحد فوق الذکر، با تجمیع و ادغام اداره امور فرهنگی با اداره مطبوعات و تبلیغات در صورت داشتن مجوز قانونی، از مراجعه تکراری مراجعه‌کنندگانی که سر و کارشان با این دو واحد می‌باشند، جلوگیری می‌شود و از اتلاف انرژی کارمندان و خود ارباب‌رجوع جلوگیری می‌گردد.

بسیاری از مراجعه‌کنندگان به اداره امور فرهنگی و بخش مطبوعات، کارهایشان مشترک بین این دو اداره می‌باشد که مجبور می‌شوند به هر دو واحد مراجعه نمایند؛ به عنوان مثال، بیشتر مراجعه‌کنندگان اداره امور فرهنگی و مطبوعات، از ناشران، چاپخانه‌داران، نویسندگان و … می‌باشند که در صورت تجمیع این دو واحد، بسیاری از مشکلات و نارسایی‌ها نیز حل خواهد شد؛ با عنایت به اینکه کارشناسان و رئیس ستادی نیز، در اغلب موارد، صاحبان این صنوف و مخاطبان این واحدها را نیز، به‌خوبی و گاهی از نزدیک هم، می‌شناسند.

52) برگزاری دوره آموزشی تشریفات و آداب معاشرت برای نیروهای خدماتی آبدارخانه. معرفی نیروهای خدماتی ادارات کل به‌ویژه نیروهای خدماتی دفتر مدیریت، به دوره‌های آموزشی تشریفاتی و امثال آن. معمولاً نیروهای خدماتی آبدارخانه‌ها در ادارات کل، برای دوره خاصی، معرفی نشده‌اند و بعضاً و ناخواسته، در ارائه ساده‌ترین خدمات و حتی در روابط، دچار مشکل می‌شوند.

53) یکسان‌سازی وسایل اتاق همه کارمندان. با یکسان‌سازی وسایل تخصیصی برای هر کارمند در هر اتاق، حس تبعیض در بین کارمندان نیز، از بین می‌رود و علاوه بر آن، در جابه‌جایی‌ها نیز، مشکلی برای کارمند به وجود نمی‌آید. متأسفانه ما الآن در ادارات کل، شاهد این هستیم که یک کارمندی، حتی از ساده‌ترین امکانات، مثل: گوشی، پرینتر و حتی صندلی ارباب‌رجوع، محروم است و در همان‌لحظه در اتاقی دیگر، یک کارمندی با تمامی امکانات و حتی زاید و بدون استفاده، مشغول فعالیت است و چه‌بسا کیفیت و نوع میز کاری و صندلی وی، بالاتر از میز و صندلی شخص مدیرکل همان اداره است! که به نظر می‌رسد این موضوع باید حل گردد.

در ادارات کل، وسایل موجود در اتاق، اعم از: رایانه، میز، صندلی کارمند و حتی صندلی ارباب‌رجوع و سایر موارد، با همدیگر و با سایر کارمندان، متفاوت است که این موضوع، علاوه بر اینکه موجب ناراحتی و دلخوری کارمندان می‌شود، ضمن ایجاد شکاف بین کارمندان، باعث می‌گردد در جابه‌جایی‌های اتاق نیز، کارمند مجبور باشد وسایل خود را با خود، به اتاق جدید حمل نماید.

54) نصب و راه‌اندازی آسانسور ویژه برای طبقه مدیریت. با عنایت به اینکه بیشتر مراجعه‌کنندگان به طبقه مدیریت، از مقامات و مسؤولان و رؤسای شهرستانی می‌باشند، پیشنهاد می‌شود برای راحتی این طیف از ارباب‌رجوع و جلوگیری از معطلی احتمالی و همچنین، به جهت معمولاً وجود سالن جلسه در طبقه بالا، برای راحتی مدعوین، از آسانسور جداگانه و به صورت تک‌مسیر از طبقه همکف تا طبقه مدیریتی، استفاده گردد. به عنوان نمونه مصداقی، با عنایت به خرابی دایمی دو آسانسورهای موجود در اداره کل متبوع و از طرفی، ایست و توقف آن در هر طبقه، به جهت سوار یا پیاده شدن افراد جدید در طبقات، ارباب‌رجوع حوزه مدیریت و شخص مدیرکل، بعضاً دچار مشکل می‌شوند و با اتلاف وقت نیز، مواجه می‌شوند.

55) توجه جدی به موضوع فرسوده شدن بافت ساختمانی واحدهای تحت پوشش ادارات کل، مانند: مجتمع‌های فرهنگی و هنری و سینمایی و هنرستان‌های هنرهای زیبا. اکثر فضاهای فرهنگی تحت پوشش و تکفل ادارات کل، اعم از: مجتمع‌های فرهنگی و هنری و سینمایی و هنرستان‌ها که چندین سال از ساخت بنای اولیه آنها می‌گذرد، دچار فرسودگی مفرط شده است که علاوه بر ایجاد ظاهری نازیبا، احتمال ریزش و خطر جانی برای همکاران در آنجا و نیز برای مراجعه‌کنندگان، متصور است.

56) رسیدگی جدی به انبارهای کتاب موجود در واحدهای تحت پوشش ادارات کل. به عنوان مثال و مصداقی، انباری کتاب مربوط به اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، واقع در مجتمع فرهنگی و هنری تحت پوشش اداره کل، اصلاً مناسب برای انباری کتاب، نمی‌باشد و کتاب‌ها، در زیر گرد و خاک و در شرایط نامطلوب و در رطوبتی که گاهی منجر به خرابی تعداد بیشتری از کتاب‌ها نیز شده است، نگهداری می‌شود که نیاز دارد تا چنین مکان‌هایی، به لحاظ رطوبت، نور و … مورد عنایت قرار بگیرد تا آسیبی به کتاب‌ها وارد نشود.

57) راه‌اندازی فاکس در سیستم اتوماسیون اداری. یکی از راه‌های برون‌رفت از مشکلات استفاده از دستگاه فکس، استفاده از مودم کامپیوتر به جای فاکس است؛ بدین‌صورت که برای دریافت و ارسال نامه، دیگر نیازی به چاپ آن نخواهد بود و می‌توان برای ارسال، نامه را تایپ کرده و تصویر آن را به دستگاه‌های فاکس دیگر فرستاد و یا فاکس‌های دریافتی را در حافظه کامپیوتر ذخیره کرد و یا درصورت لزوم، آنها را چاپ کرد.

با راه‌اندازی این امکان برای همه همکاران از طریق اتوماسیون، مشکل فاکس برای همه همکاران، حل می‌گردد و با دسترسی راحت به این امکان، دیگر نیازی به خرید دستگاه‌های فاکس متعدد در ادارات کل و کار به سبک سنتی، نمی‌باشد. عدم امکان دریافت و ارسال برخی مکاتبات از طریق فاکس برای همه همکاران و متمرکز بودن آن صرفاً در دبیرخانه و برخی از واحدها به صورت محدود، با اتخاذ این روش، مرتفع می‌گردد.

58) تعبیه کتابخانه با سیستم باز، در ورودی یا محوطه همکف ادارات کل از تازه‌های نشر استان، برای استفاده کارکنان و ارباب‌رجوع. بهتر است یک جلد از تازه‌های نشر کتاب هر استان که در مرحله ترخیص، نسخی از سوی ناشر یا نویسنده، برای ادارات کل، تحویل می‌گردد، در جایگاهی ویژه، در خود هر اداره کل، در معرض نمایش مراجعه‌کنندگان و همکاران، قرار بگیرد که هم تبلیغ و تشویقی برای آن نویسنده یا مترجم و حتی ناشر می‌شود و هم اینکه همکاران و مخاطبان ادارات کل، از آخرین و جدیدترین کتاب‌های چاپ‌شده در استان، در حوزه‌های مختلف، باخبر می‌شوند. در برخی از موارد، همکاران و ارباب‌رجوع، اطلاعی از تازه‌های نشر استان ندارند و چه‌بسا در صورت نیاز به موضوعی، به‌ویژه در بخش فرهنگ و هنر، دسترسی به مشخصات و اطلاعات ناشر و اینکه کدام ناشر، چاپ آن را انجام داده یا در کجا به فروش می‌رسد، ندارند.

59) رسیدگی به وضعیت سرویس‌های بهداشتی ادارات کل. سرویس‌های بهداشتی اکثر ادارات کل، بعضاً فاقد سیستم تهویه مناسب بوده و بعد از طی چندین سال از سپری شدن بنای ادارات کل، هیچ‌گونه تعمیر یا تغییری را به خود ندیده و فرسودگی در آن، کاملاً مشاهده می‌شود که به صورت مصداقی، این موضوع در اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، نیز حادتر است. علاوه بر آن، سرویس‌های بهداشتی کارکنان، با ارباب‌رجوع و سایر مراجعه‌کنندگان که اغلب از مسافران و رهگذران می‌باشند و ناگزیر، به اداره مراجعه می‌کنند و چنین اجازه‌ای را هم عملاً دریافت می‌کنند، تفکیک نشده که بعضاً موجب آلودگی می‌شود. در بیشتر مواقع هم، نیروهای خدماتی مربوط، نسبت به شست‌وشو و نظافت مرتب و به‌موقع آن، اقدام نمی‌کنند.

60) کنترل ورود و خروج ارباب‌رجوع. با کنترل ورود و خروج ارباب‌رجوع، ضمن محاسبه تعداد ارباب‌رجوع به صورت روزانه در اداره و استفاده و تأثیر آن در نحوه برنامه‌ریزی و خدمات‌دهی بهتر در ادارات کل و همچنین، استخراج آمار مراجعه‌کنندگان هر بخش، از برخی موارد غیرقابل پیش‌بینی هم، می‌شود جلوگیری کرد.

در وضعیتی که در بسیاری از موارد، برخی از مراجعه‌کنندگان به ادارات کل، کار خاصی هم ندارند و در بسیاری از موارد هم، دیده شده است که افرادی صرفاً برای فروش کالا، مانند: جوراب و کتاب و … به اداره کل مراجعه کرده‌اند، این محدودیت و نظارت، کارساز خواهد بود. در برخی از موارد هم، اتفاق افتاده که افرادی از نزدیکان کارکنان، نزدیکان ارباب‌رجوع اصلی و یا افراد ناشناسی، به اداره کل آمده‌اند و موجب تنش و سروصدا در اداره شده‌اند.

61) برقراری سرویس ایاب و ذهاب برای کارمندان ادارات کل. با برقراری سرویس ایاب و ذهاب برای کارمندان ادارات کل، مشکل تک‌سرنشین بودن، مشکلات مالی، مشکل آلودگی هوای شهر، جای پارکینگ و مواردی از این قبیل، حل می‌گردد. در وضعیتی که بسیاری از همکاران، دارای وسیله شخصی نمی‌باشند و در صورت دارا بودن وسیله شخصی هم، به جهت تک‌سرنشین بودن و معمولاً عدم مدیریت صحیح عوامل ادارات کل و یا یافتن جای پارک، با مشکل مواجه می‌شوند و علاوه بر آن، در برخی از موارد هم، با جریمه و مواردی از این قبیل مواجه می‌شوند، ایجاد امکان سرویس عمومی، کارساز خواهد بود.

62) تأسیس چاپخانه یا واحد اقتصادی – فرهنگی دیگری که صدور مجوز آن، به عهده ادارات کل می‌باشد و متعاقباً، سهیم کردن کلیه کارمندان ادارات کل در آن واحد. با تأسیس چاپخانه یا واحد صنفی دیگری به صورت شرکتی و حقوقی و سهام نمودن کارمندان در چاپخانه یا امثال آن، ضمن درآمدزایی برای کارمندان و تقسیم درآمد آن به صورت ماهیانه و یا سالیانه بین همکاران، این امکان هم به وجود می‌آید که کارهای چاپی همکاران، خانواده‌های آنها و سایر نزدیکان، توسط همین چاپخانه انجام بگیرد. در وضعیتی که بسیاری از کارمندان ادارات کل، با کمبود درآمد و مشکل مالی، مواجه هستند، این پیشنهاد، نتیجه‌بخش خواهد بود.

63) بهبود وضعیت درمان کارمندان و معرفی آنها برای آزمایش و چکاپ کامل بدن به صورت رایگان. با معرفی کارمندان ادارات کل و واحدهای تحت پوشش برای آزمایش و چکاپ کامل بدن به صورت رایگان یا با تخفیف و با شرایط ویژه، آنها برای مراجعه، تشویق می‌شوند و چه‌بسا، متوجه مشکلات جسمی خود نیز می‌گردند و چنانچه موردی بود، جلوی پیشرفت بیماری آنها گرفته می‌شود. در وضعیتی که بسیاری از کارمندان ادارات کل، به جهت مشغله کاری یا به دلیل مسایل مالی، امکان مراجعه برای آزمایش بدن را ندارند و این درحالی است که بدون اینکه خود خبر داشته باشند، یک‌سری مشکلات جسمی را با خود به همراه دارند که بر روی عملکرد آنها در اداره تأثیر می‌گذارد، این پیشنهاد، کارساز خواهد بود.

64) ساخت، تهیه و راه‌اندازی نرم‌افزار هشداردهنده در موارد پرسنلی و اداری مرتبط با وضعیت کارکنان، اعم از: پایه، رتبه، گروه، ارتقاء و … . با ساخت، تهیه و راه‌اندازی نرم‌افزار هشداردهنده ویژه در موارد پرسنلی مرتبط با وضعیت کارکنان، اعم از: پایه، رتبه، گروه، ارتقاء و مواردی از این قبیل، واحد کارگزینی متوجه به‌موقع زمان ارتقاء و تغییر در حکم کارگزینی کارمندان در موارد مختلف می‌شود و به‌موقع نیز اقدام می‌گردد. توضیح اینکه: در بسیاری از موارد، دیده شده است که کارمند، به دلیل فراموشی اداره کارگزینی و عدم اطلاع‌رسانی به‌موقع، از ساده‌ترین حقوق اداری خود محروم مانده است و اقدام و اعمال با تأخیر نیز، بعداً قابل جبران هم نبوده است یا نهایتاً جزو دیون، احتساب شده است که در هرحال، نارضایتی کارمند را به دنبال داشته است.

65) اجرایی کردن ساعت ورزش برای کارمندان، به‌ویژه برای بانوان. در راستای ارتقای سلامت کارکنان در ادارات کل، پیشنهاد می‌شود نسبت به اجرایی کردن قانون ساعت ورزش در ادارات کل، اقدام عملی و جدی صورت گیرد. اجرایی شدن قانون ساعت ورزش، علاوه بر جلوگیری از بروز برخی از بیماری‌های جسمی و روحی، موجب تلطیف و افزایش روحیه کارکنان و در نهایت، موجب بهبود وضعیت سازمان نیز می‌شود.

ارتقای سلامت محل کار، کاهش هزینه‌های پزشکی را نیز به دنبال دارد؛ لذا ادارات کل، می‌توانند ساعاتی را به ورزش کارمندان، به‌خصوص برای خانم‌ها اختصاص دهند تا  در این ساعات، کارمندان در قالب مأموریت کاری، آزادانه در بیرون و در سالن‌های ورزشی یا در پارک‌ها و یا در خود محل اداره کل، به فعالیت‌های ورزشی خود بپردازند. در حالی که بسیاری از کارمندان ادارات کل، به جهت هوای نامناسب و پشت میزنشینی مستمر و استفاده مداوم از رایانه و مواردی از این قبیل، دچار مشکلات جسمانی، از جمله مشکلات عروقی و قلبی و حتی مشکلات روحی و روانی می‌شوند، وجود و احیای جدّی چنین برنامه‌ای، کارساز است.

66) تأسیس اتاق فکر در ادارات کل. مدیران کل می‌بایست با مشاهده و بازدید از کارها و تجارب موفق سایر مدیران فرهنگی استان یا سایر استان‌ها، بر تجارب خود بیفزایند و طرح‌ها و الگوهای مناسب مدیران فرهنگی موفق دیگر را از طریق مشاوران و با تشکیل اتاق فکر، شناسایی و پس از مطالعه و ارزیابی آنها، با توجه به شرایط اداره خود و منطقه و استان، بعد از تغییرات لازم، آن را اجرا نمایند.

با تأسیس اتاق فکر در ادارات کل، افراد، به‌راحتی فکرهای جدید خود را سر و سامان می‌دهند و این فکرها عملیاتی می‌شوند و در بهبود وضعیت اداره نیز مؤثر واقع می‌گردند. همچنین، وجود افراد نخبه و استفاده از نظرات آنها، از چالش‌ها و تنش‌های احتمالی جلوگیری می‌کند و موجب حل بسیاری از بحران‌ها و تقویت مدیریت بحران در اداره می‌شود.

با عنایت به اینکه در ادارات کل و واحدهای تابعه و حتی در صنوف وابسته نیز، چه‌بسا یک‌سری فکرهای خوبی وجود داشته باشد که اشخاص، فرصت اعلام و ابراز آنها را پیدا نمی‌کنند و نکرده‌اند. تأسیس چنین اتاقی و مرکزی، ضروری می‌باشد.

67) چاپ تمبر یادبود. چاپ تمبر یادبود از برخی از عملکردهای شاخص و دست‌آوردهای مهم از ادارات کل یا خود مدیران کل، تشویق و ترغیبی برای آنهایی می‌شود که هم‌اکنون در سرِ کار هستند. بسیاری از عملکردهای مهم و شاخص ادارات کل و واحدهای وابسته و تحت تکفل که در سال‌های گذشته انجام گرفته‌اند، به‌کلی به باد فراموشی سپرده شده‌اند و وقتی کارمندی، مدیرکلی یا معاون اداره‌ای، به گذشته و به وضعیت کارهای انجام‌یافته که کلاً فراموش شده، می‌نگرد شاید این قضیه باعث دلسردی، فرسودگی و افت کاری در وی گردد.

68) ایجاد کتابخانه تخصصی. با ایجاد کتابخانه تخصصی در خود ادارات کل، مشکل و نیاز اصحاب فرهنگ و هنر تا حدودی، مرتفع می‌شود و نیازی به این نیست که برای یافتن اطلاعات مورد نیاز و دسترسی به یک کتابی، به کتابخانه‌ها مراجعه نمایند. با عنایت به اینکه بیشتر مراجعه‌کنندگان و مخاطبان ادارات کل، از اصحاب فرهنگ و هنر می‌باشند، بعضاً در یافتن پاسخ برخی از سؤالات و اطلاعات در حوزه فرهنگ و هنر، دچار مشکل می‌شوند و چه‌بسا، در ارایه صحیح کار هنری هم، دچار یک سری مسائل می‌شوند.

69) راه‌اندازی بخش مشاوره برای ارباب‌رجوع و متقاضیان مجوز از ادارات کل و همچنین خود کارمندان. ایجاد بخش مشاوره و استفاده و استخدام مشاوران مجرب، می‌تواند در این خصوص کارساز باشد. با توجه به اینکه در بسیاری از موارد، متقاضیان و ارباب‌رجوع، در مراجعه به واحدها و دریافت انواع مجوز و خیلی از موارد دیگر، دچار سردرگمی می‌شوند و نتیجه‌اش هم بعضاً این می‌شود که مجوزی را دریافت می‌کنند و بعداً می‌فهمند که نیازشان هم نبوده و علاقه‌ای هم نداشته‌اند و همان پروند، راکد باقی می‌ماند، وجود یک واحد مشاوره برای چنین کاری، نیاز است. بعضاً خود کارکنان ادارات کل و واحدهای تحت پوشش هم، دچار مشکلاتی در کار اداریشان می‌شوند که نیاز به یک مشاور دارند.

70) دعوت و استفاده از اساتید اخلاق. برگزاری جلسات اخلاق، حداقل هفته‌ای یک بار و دعوت از اساتید اخلاق و تشکیل جلسات در نمازخانه یا در سالنی از ادارات کل، می‌تواند در این خصوص مفید واقع شود. متأسفانه، در بیشتر مواقع، غیبت، تهمت و افترا و سیاه‌نمایی و ده‌ها موارد غیراخلاقی دیگر را ما به راحتی در میان برخی از همکاران می‌بینیم که برخی هم، تصور می‌کنند این بدگویی‌ها و بی‌اخلاقی‌ها، روشی ساده و سریع برای رسیدن به برخی از مناصب و برخورداری از برخی مزایا می‌باشد.

71) اهتمام جدی به نظافت نمازخانه. شست‌وشوی فرش‌ها و جارو کردن مرتب و دوره‌ای نمازخانه، همچنین استفاده از خوشبوکننده‌ها به صورت اسپری و با دستگاه اتوماتیک، موجب ایجاد محیطی خوب برای نمازگزاران می‌شود. وضعیت فعلی نمازخانه‌های بیشتر ادارات کل، طوری است که بسیاری از همکاران به‌خصوص حساس را دفع کرده است؛ ازجمله اینکه فرش‌ها، نیاز به شست‌وشو و جارو دارند؛ به‌خصوص اینکه در زمان برگزاری برخی از برنامه‌ها، مانند: نمایشگاه کتاب، به امانت هم برده می‌شوند و در آن‌مدت، کثیف‌تر هم می‌شوند؛ از طرفی دیگر، بوی نامطبوع محیط نمازخانه، باعث ناراحتی برخی از همکاران و عدم مراجعه مستمر آنها می‌شود.

72) دورکاری و انجام کار مبتنی بر رایانه، بدون حضور در ادارات کل برای برخی از همکاران به‌خصوص در این وضعیت کرونایی. پیشنهاد می‌شود با تعيين سازوکارهای لازم برای امنيت اطلاعات مورد استفاده در فرآيند دورکاری و با انجام وظايف محول‌شده بدون حضور فيزيکی کارمندان واجد شرايط در محل کار سازمان خود، با رعايت ضوابط و برای دوره زمانی مشخصی، چنین ایده‌ای اقدام و عملی گردد؛ چرا که دستگاه‌های اجرايی، موظفند به منظور توسعه دولت الکترونيک، فعاليت‌های مربوط به مشاغل عمومی و اختصاصی را احصاء و از طريق دورکاری انجام دهند.

بسیاری از کارها در ادارات کل، طوری هست که نیاز به حضور فیزیکی کارمند در محل کار نمی‌باشد و صرفاً در ارتباط مستقیم با رایانه و تایپ و استحراج آمار و مشابه آن می‌باشد که کارمند می‌تواند بدون حضور در اداره و از محل سکونت خود نیز، همان کارها را چه‌بسا با‌ آرامش خاطر و با کیفیت بیشتر و بهتری انجام دهد.

73) شفافیت در وظایف و مسؤولیت‌ها.

مدیریت عالی ادارات کل، شفافیت در وظایف و مسؤولیت‌های کارکنان را، سرلوحه کار در اداره کل قرار دهند تا از پراکندگی و تداخل در کارها جلوگیری گردد. عدم شفافیت در وظایف و مسؤولیت‌ها در ادارات کل در بیشتر بخش‌ها، موجب اختلال جدی در کارها می‌گردد که در نهایت هم، یا کاری انجام نمی‌گیرد یا اینکه همان کار انجام‌یافته هم، ناقص انجام می‌گیرد و یا با تأخیر و با شتاب‌زدگی، همراه می‌شود.

به عنوان مثال، بحث آسیب‌های اجتماعی را در برخی از ادارات کل، معلوم نیست چه کسی و کدام واحدی دنبال می‌کند و هر از گاهی هم، کارهای مربوط، به یکی از واحدها ارجاع می‌شود.

74) استقرار نظام آراستگی محيط كار 5s در ادارات ستادی و شهرستانی و در واحدهای تحت پوشش و وابسته به ادارات کل. (SEIRI) ساماندهی: جنبش شناسايی و جداسازی اقلام غيرضروری از اقلام ضروری در سازمان: هدف از اجرای اين مرحله، شناسايی كليه اشياء، لوازم و اطلاعاتی است كه مورد استفاده واقع نمی‌شوند و باعث برهم‌ريختگی محيط كار هستند. اين موارد بايد دسته‌بندی شده و به طريق مناسب، جمع‌آوری و دور ريخته شوند.

(SEITON)  نظم و ترتيب: جنبش تعيين بهترين مكان براي اقلام ضروری، دومين اصل ساماندهی محيط كار است و به معنای مرتب كردن اقلام، اوراق و اطلاعات و تعيين جای مناسب برای آنان می‌باشد؛ به نحوی كه با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. اين اصل، سعی در تعيين يك محل مشخص و آدرس‌دار و گويا برای كليه اقلام ضروری و پس از آن، گذاشتن اقلام در مكان تعيين‌شده دارد و هدف از آن، مرتب كردن كليه اقلام، وسايل و لوازم ضروری و اطلاعات كامپيوتری يا كاغذی و قراردادن آنها در مكان‌های مناسب و با شناسه‌های مربوط است؛ به‌طوری كه بتوان به‌آسانی، به آنها دسترسی داشت. با رعايت اين اصل و اجرای مناسب آن، زمان مورد نياز برای يافتن اقلام، كاهش يافته و انجام كارها نیز، با سرعت و دقت زياد، امكان‌پذير می‌گردد.

(SEISO) پاكيزه‌سازی: جنبش پاكيزه‌سازی، پاكيزه‌داری، رنگ‌آميزی و زيباسازی محيط كار، سومين اصل ساماندهی محيط كار است و به معنای پيشگيری از كثيفی و پاكيزه نگهداشتن محيط، اموال و افراد و حذف يا كنترل آلاينده‌ها می‌باشد. هدف از تميزی، پاك كردن و نظافت كامل محيط كار و لوازم مورد استفاده است؛ به‌نحوی كه هيچ‌گونه گرد و غبار، آلودگی و زوائد، وجود نداشته باشد. اين پاكسازی، همراه با بازرسی و بازبينی، انجام شده و باعث می‌شود تا لوازم و وسايل مورد استفاده، هميشه در مناسبترين شرايط باشند. تميز و مرتب بودن وسایل، علاوه بر ايجاد محيطی دلپذير، موجب نگهداری بهتر و حفاظت از وسايل مورد استفاده شده و اشكالات احتمالی با وضوح و آسانی بيشتری، قابل مشاهده خواهند بود.

(SEIKETSU) استانداردسازی: استانداردسازی بهترين وضعيت حاصله از اجرای سه‌گام قبلی، به معنای تداوم استانداردسازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای سه اصل اول و رعايت ايمنی در كار می‌باشد. هدف از آن، حفظ، نگهداری و استانداردسازی است؛ به‌نحوی كه از به هم خوردن دوباره نظم ايجادشده، جلوگيری به‌عمل آيد. تمام افراد ممكن است در زمان‌های مختلفی، نسبت به تميزكاری و مرتب كردن محل كار خود، اقدام كنند ولی به خاطر عدم تكرار مناسب اقدامات، پس از گذشت چند روز، نظم و ترتيب ايجادشده، دوباره به هم می‌ريزد.

(SHITSUKE) انضباط: ايجاد سيستمی آموزشی، مشاركتی، انضباطی و بازرسی برای حفظ استانداردهای بهترين وضعيت حاصله به تمامی كاركنان، جلب مشاركت عمومی و تدوين، ابلاغ و S انضباط، آخرين اصل ساماندهی محيط كار است و به معنای آموزش كاربردی مفاهيم اجرای مقررات سازمان می‌باشد. منظور از آن، حفظ نظم و تبديل ساماندهی به عنوان يك رفتار عمومی و رقابت در بين افراد (عادت) است كه از طريق آموزش و آماده‌سازی كاركنان برای رعايت اصول ساماندهی محيط كار (فرهنگ‌سازی) برآورده می‌شود. مطابق اين اصل، تكاليف و وظايف هر يك از افراد در اجرای شيوه‌های ساماندهی و پيروی از دستورالعمل‌ها و قواعد، تعيين شده و بر نحوه انجام فعاليت‌ها، نظارت می‌شود.

در وضعیت فعلی که نارسایی در بهره‌وری اکثر ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی مراکز استان‌ها و اتلاف‌های سازمانی و اداری ناشی از فقدان آراستگی – پایین بودن روحیه کاری و وجود فرسودگی شخصی در اکثر کارکنان ادارات کل و پایین بودن رضایت‌مندی شغلی و شادابی کارکنان به دلیل عدم زیباسازی و آراستگی محیط کار – عدم پویایی فرهنگ سازمانی و غیرفعال شدن کارکنان در جهت مشارکت و بهبودجویی در محیط کار – عدم وجود روحیه کار گروهی و تیمی – پایین بودن وضعیت ایمنی محیط کار مانند موضوع مصداقی خرابی همیشگی آسانسور در اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان آذربایجان شرقی که اقدام مؤثری هم تا حالا، در این خصوص انجام نشده و بارها موجب محبوسی ارباب‌رجوع و کارمندان شده – پایین بودن کیفیت خدمات ارایه شده – پایین بودن روابط انسانی – دسترسی دیرهنگام به اسناد و مدارک و آمار و سوابق و مواردی از این قبیل، مشهود است، اجرای این شیوه، ضروری و کارساز خواهد بود.

75) کاهش جلسات.

جلسات زیاد، بعضاً حاصل ترس و واهمه یا عدم تمایل به تغییر و نیازی پنهان برای دستیابی به توافق با همکاران می‌باشد که معمولاً مدیران، با این تفکر و به جهت نگرانی‌های نه در قبال سازمان، بلکه نگرانی از بابت خویش، دست به برگزاری جلسات متعدد می‌زنند.

در بیشتر مواقع هم، برگزاری جلسات، با نیت رفع تکلیف و اسقاط تکلیف و صرفاً برای ارائه گزارش به بالادست می‌باشد. در برخی از موارد دیگر هم، برای تبلیغات و انعکاس خبر و عکس و فیلم آن و درواقع، تهیه کارنامه و رزومه می‌باشد که جلسات اینچنینی و با چنین نیتی، هدفی عالی را دنبال نمی‌کنند و منجر به بهبود سازمان و گشوده شدن گره‌ها نمی‌شوند. در بسیاری از موارد هم، مقصود روشنی از برگزاری چنین جلساتی وجود ندارد و بعضاً و بیشتر با اطاله کلام و پرحرفی رییس جلسه که حرص و ولع و هوس سخن گفتن دارد، سپری می‌شود و در برخی از موارد هم، مسایل پیش پا افتاده، به بحث گرفته می‌شوند که وقت همه اعضاء، گرفته می‌شود؛ لذا با بررسی آسیب‌شناسی جلسات در ادارات کل، باید آن را به حداقل ممکن رسانید. همچنین، لازم و ضروری است اینکه: بايد به دنبال يافتن پاسخ سؤالات ذيل نیز باشيم؟

آيا جلساتی كه برگزار مي‌شوند، واقعاً ضرورت دارند؟

آيا جلسات، بر اساس اهداف مشخص، تشكيل مي‌شوند؟

آيا زمان شروع و پايان جلسات، در دعوت نامه‌ها، قيد می‌شود؟

آيا زمان برگزاری جلسات، مناسب است؟

آيا زمانی مشخص برای هر يك از دستورات كار جلسات، مشخص مي‌شود؟

آيا مستندات لازم و انتظارات، به مدعوين اطلاع‌رسانی می‌شود؟

آيا دستور كار جلسات، بر اساس اهميت، تنظيم می‌شوند؟

مدت‌زمان ارسال دعوت به جلسات، چند روز است؟

فاصله زمانی بين ارسال و دريافت صورتجلسات توسط مدعوين، چه‌قدر است؟

آيا جلسات، در زمان مشخص‌شده، برگزار می‌شوند؟

آيا جلسات در زمان مقرر، به اتمام می‌رسند؟

آيا همه دستور كارها، بررسی می‌شوند؟

ميزان تأخير در شروع جلسات، چه‌قدر است؟

چند درصد شركت‌كنندگان، خودشان شخصاً شركت نكرده‌اند و شخص دیگری را به جلسه فرستاده‌اند؟

آيا جلسات، بر اساس دستورالعمل‌ها، پيش می‌روند؟

ميزان مشاركت اعضاء، چه‌قدر است؟

چه‌قدر وقت جلسه را رئيس جلسه می‌گيرد؟

چه‌قدر وقت جلسه را دبير جلسه می‌گيرد؟

فاصله زمانی برای ارسال صورت‌جلسات، چه‌قدر است؟

ميزان رضايت اعضای جلسه، چه‌قدر است؟

چرا تعدادی از اعضاء، به صورت فعالانه در دستور كار جلسات، مشاركت نمي‌كنند؟

متأسفانه بیشتر جلسات برگزارشده در ادارات کل، تحت تأثیر یکی دو نفر خاص قرار می‌گیرد. توضیح اینکه: در هر جلسه‌ای، معمولاً یکی دو نفر از این افراد هستند که فکر می‌کنند همه‌چیز را می‌دانند و اصرار دارند بارها نظر خود را در جلسه تکرار کنند و بالأخره حرف‌هایشان را هم به کرسی می‌نشانند. این کار، اغلب باعث تحقیر دیگرهمکاران و کاهش مشارکت آنها می‌شود؛ لذا در مجموع، پیشنهاد می‌شود جهت جلوگیری از اتلاف وقت در ادارات کل، جلسات غیرضروری و تکراری، کاهش داده شوند.

در این خصوص، ابزارهای ارتباطی و روش‌های کاری قبلی خود را می‌توانیم بهبود ببخشیم؛ ایمیل، پیام‌های آنی، موبایل، ویدئوکنفرانس، وب و دیگر ابزارهای مدرن جهت تشریک مساعی، در خدمت ما هستند و نیازی هم نیست که هر چند روز، یک‌بار برای دو، سه‌تا مسأله مختلف ساده، دور هم جمع شویم و در مورد وضعیت آنها، صحبت کنیم و وقت اداره و خودمان را بگیریم.

در وضعیتی که بسیاری از جلساتی که در ادارات کل برگزار می‌شوند، وقت‌گیر بوده و غیرمفید و بدون خروجی می‌باشند و علاوه بر آن، در اکثر مواقع، مدیران کل نیز، به عنوان متکلم‌وحده و به صورت صرفاً روش سخنرانی و نه با روش حل مسأله و مشارکتی عمل می‌کنند و در بسیاری از موارد هم، مصوبات، از قبل تعیین شده و تصویب‌شده هستند! که اعضای جلسه هم، با فهمیدن و متوجه شدن این قضیه، دیگر رغبتی برای مشارکت و حضور در جلسه یا در صورت حضور، علاقه‌ای به صحبت و اظهارنظر ندارند که درواقع انرژی و زمان سازمان، به این شکل به هدر می‌رود، کاهش و یا حذف جلسات زاید و اضافی، ضرورت جدی پیدا می‌کند.

76) یکسان‌سازی فرم‌های اداری و در اختیار قراردادن ترجیحاً «قالب وورد» آنها. با توجه به اینکه اکثر فرم‌های ارسال‌شده از سوی ادارات کل به ادارات ستادی و شهرستانی و همچنین به سوی واحدهای وابسته برای تکمیل و عودت آنها، به صورت اسکن یا pdf یا برگه پرینت‌شده می‌باشد و از طرفی دیگر نیز، زمان کوتاهی برای تکمیل آنها در نظر گرفته می‌شود و در صورت طراحی مجدد نیز، در بیشتر مواقع، مبادی مربوط، متفاوت عمل می‌کنند، لذا جهت یکسان‌سازی و صرفه‌جویی در زمان و سرعت عمل، پیشنهاد می‌شود: فرم‌های از این قبیل، ترجیحاً به صورت «قالب وورد»، طراحی و از طریق اتوماسیون، قابل دانلود و دریافت باشد.

در وضعیتی که فرم‌های ارسالی از طرف ادارات کل به ادارات ستادی و شهرستانی و واحدهای وابسته که به صورت غیر از قالب وورد ارسال می‌شوند، موجب تأخیر در تکمیل و عودت آنها می‌گردد و همچنین، موجب می‌شود هر واحدی، فرم‌های متفاوتی به لحاظ شکل و اندازه و فونت و قلم، طراحی نمایند، این پیشنهاد، می‌تواند مورد توجه واقع شود.

77) بازرسی صنوف وابسته توسط خود واحدهای مرتبط. بازرسی و نظارت مستقیم و مستمر، از طریق و توسط خود کارشناسان واحدهای ستادی، ضروری به نظر می‌رسد. توضیح اینکه، کارشناسان واحدها، با تسلط بر قوانین و مقررات جاری در حوزه همان صنف فرهنگی و هنری، بهتر از دیگران و اشخاص برون‌سازمانی، می‌توانند کار نظارت و بازرسی را که یک ضرورت سازمانی است، انجام دهند. با عنایت به اینکه تعدد و تنوع واحدهای مجموعه فرهنگ و ارشاد اسلامی، باعث شده تا در بسیاری از موارد، بسیاری از واحدها در موضوع بازرسی و از بازرسی، مغفول بمانند و چه‌بسا به علت عدم بازرسی مرتب، دچار تخلف نیز بشوند، این پیشنهاد می‌تواند مورد توجه مسؤولان، قرار بگیرد و اجرایی گردد.

78) صدور مرخصی و مأموریت روزانه و ساعتی از طریق اتوماسیون. با صدور مرخصی و مأموریت از طریق اتوماسیون، کارمند، مرخصی و مأموریت خود را از طریق اتوماسیون، درخواست، دریافت و پرینت می‌کند و نیازی به مراجعه حضوری و اطلاع حضوری از طریق کارگزینی ندارد. توضیح اینکه: با نصب امکانات و نرم‌افزار مربوط، مرخصی ذخیره کارمند، در سیستم اتوماسیون با کد رهگیری اختصاصی مربوط، هم برای کارمند متقاضی و هم برای مسؤول صادرکننده، معلوم و مشخص می‌شود و پس از آن، نسبت به صدور آن، اقدام می‌شود.

در وضعیتی که کارمندان، برای دریافت مرخصی و مأموریت، ناگزیر مستقیماً به مسؤول فرادست مراجعه می‌کنند و در برخی از موارد نیز کارمند، بدون اینکه از آخرین وضعیت و ذخیره مرخصی خود اطلاع داشته باشد، برای مرخصی، مراجعه و اقدام می‌کند و بعضاً، مسؤول مربوط نیز، بدون اطلاع از آخرین وضعیت مرخصی کارمند، مرخصی صادر می‌کند؛ به‌خصوص در وضعیت بهداشتی حاکم و ترجیح بر مراجعه کمتر، ایجاد و توسعه چنین امکانی، بیشتر ضرورت پیدا می‌کند.

79) تغییر چرخشی اتاق‌های کارمندان. با توجه به وضعیت نامناسب برخی از اتاق‌ها در اکثریت ادارات کل مراکز استان‌ها و وجود اتاق‌های فاقد پنجره و با محیطی نامناسب و عدم گردش هوای مناسب در بیشتر اتاق‌ها، پیشنهاد می‌شود اتاق‌های کارمندان، به صورت چرخشی و نوبتی، با همدیگر تعویض گردد و کارمندان مستقر در اتاق‌های بدون پنجره و با شرایط هوایی نامناسب، به اتاق‌های دارای پنجره و نورگیر، نقل مکان نمایند.

با عنایت به اینکه با توجه به وضعیت نامناسب برخی از اتاق‌ها در ادارات کل و اتاق‌های فاقد پنجره و محیط نامناسب و عدم گردش هوای مناسب در بیشتر اتاق‌ها، کارمندان مستقر در چنین اتاق‌هایی، دچار بی‌حالی و کسالت و … می‌شوند که مستقیماً در کیفیت کاریشان نیز اثر می‌گذارد، عملیاتی کردن چنین پیشنهادی، ضرورت دارد.

80) ارسال پیامک تبریک در مناسب‌های مختلف، به کلیه همکاران، برحسب موضوع، به صورت گروهی و عمومی یا انفرادی و خصوصی. ارسال پیامک تبریک در مناسب‌های مختلف، به کلیه همکاران، برحسب موضوع، به صورت گروهی و عمومی یا انفرادی و خصوصی، تقویت روحیه و احساس توجه از سوی ادارات کل را به دنبال دارد و در عملکرد کارکنان، حتماً تأثیر مثبت می‌گذارد. در برخی از موارد، کارمند ارتباطش با اداره کل گسسته می‌شود و احساس در جمع بودن و توجه از سوی سایر همکاران و به‌ویژه از سوی مدیریت را درک و لمس نمی‌کند که تأثیر مستقیم در عملکرد وی می‌گذارد و باعث افت کاری و فرسودگی شغلی می‌شود.

81) حذف سیستم نقلیه از طریق آژانس‌های درون‌شهری و برون‌شهری، به جهت هزینه بالا با بهره‌گیری از خودروهای موجود خود همکاران، با شرایط ویژه. حذف سیستم نقلیه از طریق آژانس‌های درون‌شهری و برون‌شهری به جهت هزینه بالا با بهره‌گیری از خودروهای همکاران و با تمایل خود همکاران با زیرساخت‌های مناسب و قانونی و مصرف هزینه صرفه‌جویی شده از این اقدام، برای خود کارمندان، نتیجه بهتری را عاید سیستم ادارات کل خواهد کرد و علاوه بر آن، موجب کمک مالی برای کارمندان نیز خواهد شد.

در وضعیتی که آژانس‌های درون‌شهری و برون‌شهری طرف قرارداد ادارات کل، عملاً هزینه زیادی را برای ادارات کل، تحمیل می‌کنند؛ چرا که در بیشتر موارد، ناگزیر، منتظر اتمام مأموریت کارمند در محل مأموریت می‌شوند و علاوه بر آن، در برخی از موارد نیز، ناخواسته به مواردی از سخنان درون‌سازمانی کارمند و دیدارها و مواردی از این قبیل نیز که شاید صلاح هم نمی‌باشد، دسترسی پیدا می‌کنند، این پیشنهاد، می‌تواند مورد توجه قرار گیرد.

82) ایجاد امکان خرید کامپیوتر، لپ‌تاپ، گوشی هوشمند و مواردی از این قبیل، همراه با تسهیلات ویژه، مانند: تخصیص وام با درصد پایین و با سود بانکی کمتر برای کارکنان. ایجاد امکان خرید کامپیوتر، لپ‌تاپ، گوشی هوشمند و مواردی از این قبیل، همراه با تسهیلات مالی برای کارکنان، موجب می‌شود تا بسیاری از کارمندانی که به جهت شغلی، نیازمند به مطالعه جزوات آموزشی، قوانین و مقررات، بخشنامه‌ها و آخرین دستورالعمل‌ها و کلاً اطلاعات عمومی دارند و از طرفی دیگر، امکان دسترسی به لوازم الکترونیکی، از قبیل: رایانه و گوشی هوشمند را هم ندارند، فراهم گردد.

با عنایت به اینکه بسیاری از کارمندان، به‌ویژه کارکنان ادارات کل و شهرستان‌ها، به جهت پایین بودن حقوق و مزایا، امکان خرید رایانه و مواردی از این قبیل، برای خود و خانواده‌شان فراهم نمی‌شود، عملی کردن این پیشنهاد، می‌تواند مفید واقع شود.

83) سرو روزانه شیر، حداقل یک وعده، در کنار چای، برای همه کارکنان. اغلب کارکنان مجموعه، فرصت صرف صبحانه کامل را ندارند و از طرفی دیگر، امکان تهیه و آماده کردن شیر در اداره برای همه، میسر نیست. بر کسی پوشیده نیست که مصرف روزانه شیر، بر کارایی کارکنان و افزایش حافظه، تأمین انرژی بدن، کنترل فشار خون، کاهش و کنترل استرس و افسردگی و خیلی از موارد دیگر، تأثیر به‌سزایی دارد.

در نظر گرفتن یک وعده شیر در برنامه روزانه کارکنان و توزیع و تخصیص شیر حتی برای استفاده خانواده کارکنان. کارمندان دولت، تقریباً جمعیت زیادی از جامعه را تشکیل می‌دهند و درنظرگرفتن یک وعده شیر در برنامه غذایی آنها در وقت اداری و همچنین توزیع شیر در بین آنها، باعث افزایش مصرف این ماده غذایی در خانواده‌ها و فرهنگ‌سازی در میان خانواده‌ها نیز می‌شود که درواقع ضمن وجود تأثیرات مثبت آن در محل کار و جلوگیری از بیماری‌های مختلف ناشی از خستگی‌های حاصل از پشت میزنشینی‌های مفرط و به دور از فضای آزاد و اتاق‌هایی بدون پنجره و … موجب فرهنگ‌سازی مصرف شیر در بین خانواده‌های این طیف از جامعه نیز می‌گردد.

توضیح اینکه: بیشتر کارمندان، در اتاق‌هایی به علت عدم دسترسی به هوای آزاد و به دلیل استفاده مستمر از رایانه و مواردی از این قبیل، دچار افسردگی و ناراحتی‌های جسمی و … می‌شوند که با مصرف شیر و همچنین، با توزیع آن برای خانواده‌های آنان، ضمن جلوگیری از برخی از بیماری‌ها و ایجاد نشاط کاری در خود کارمندان، موجب فرهنگ‌سازی مصرف شیر در بین خانواده‌های کارکنان نیز می‌شود.

84) راه‌اندازی مجله الکترونیکی و قراردادن فایل‌های کتاب‌های صوتی و الکترونیکی با همکاری ناشران، مؤلفان و اصحاب مطبوعات در پرتال ادارات کل. راه‌اندازی مجله الکترونیکی و قراردادن فایل‌های کتاب‌های صوتی و الکترونیکی در پرتال ادارات کل، موجب دسترسی آسان و سریع کارمندان و اصحاب فرهنگ و هنر، به مطالب به‌روز و نتیجتاً، موجب خدمات‌دهی بهتر در امور می‌گردد.

در وضعیتی که عدم دسترسی آسان و سریع کارکنان ادارات کل و واحدهای تحت تکفل و پوشش و همچنین اصحاب فرهنگ و هنر، به کتاب‌های مختلف و نشریات، موجب دوری برخی از آنها از مطالب به‌روز می‌شود که این نقص و بی‌اطلاعی در اداره‌ای فرهنگی و هنری، مثل: ادارات کل و همچنین در میان اصحاب فرهنگ و هنر، بعضاً موجب نارسایی در ارتباطات و خدمات‌دهی نیز می‌شود، عملی کردن این پیشنهاد، ضرورت بیشتری پیدا می‌کند.

85) تفکیک فعالیتی نیروهای خدماتی در آبدارخانه با فعالیت آنها در بخش نظافتی و معرفی مرتب آنها برای آزمایش و دریافت کارت سلامت. در راستای کنترل بهداشتی کارکنان آبدارخانه‌ها و به منظور پیشگیری و جلوگیری از انتقال بیماری‌های مسری که منشأی باکتریایی، ویروسی و انگلی دارند، پیشنهاد می‌شود ضمن تفکیک فعالیتی نیروهای خدماتی در آبدارخانه با فعالیت آنها در بخش نظافتی و سرویس‌های بهداشتی و …، نظارت لازم توسط کارشناسان بهداشت و به صورت مستمر انجام گیرد و الزام شود تا کلیه نیروهای خدماتی که وظیفه خدمات‌رسانی به دیگر کارکنان و بعضاً ارباب‌رجوع را بر عهده دارند، جهت انجام آزمایش و نهایتاً صدور کارت سلامت، به مراکز بهداشتی و درمانی وزارت بهداشت و درمان آموزش پزشکی معرفی شوند.

عدم تفکیک فعالیتی نیروهای خدماتی آبدارخانه با فعالیت در حوزه نظافت، در تضاد با یکدیگر بوده و موجب می‌شود نیروی خدمه‌ای که به کار نظافتِ مثلاً سرویس‌های بهداشتی مشغول می‌باشد، همزمان به کار آبدارخانه هم بپردازد که موجب نارضایتی بیشتر کارکنان می‌شود؛ ضمن اینکه از نظر بهداشتی هم، صحیح نبوده و احتمال ایجاد بیماری هم متصور است.

86) امکان رویت خلاصه پرونده پرسنلی هر کارمند توسط خود کارمند و واحد کارگزینی. با ایجاد این امکانِ رویت خلاصه پرونده پرسنلی هر کارمند توسط کارمند و همچنین واحد کارگزینی و تخصیص یک کد و رمز کاربری اختصاصی، کارمند می‌تواند به پرونده کامل خود، دسترسی داشته و از آخرین تغییرات مطلع شود. در وضعیتی که عدم دسترسی آسان و سریع و مستقیم کارمند به پرونده پرسنلی و عدم اطلاع از آخرین تغییرات پرونده، بعضاً موجب تضییع حقوق، از جمله: ارتقای گروه، پایه، رتبه شغلی و مواردی از این قبیل می‌شود، اجرای این اقدام، بیشتر احساس می‌شود.

87) قراردادن فیش حقوقی در اتوماسیون هر کارمند. قرار دادن فیش‌های حقوقی در اتوماسیون کارکنان، موجب شفاف‌سازی پرداختی‌ها و عدم مراجعه تک‌تک کارکنان به واحد مربوط جهت پرینت و رویت فیش حقوقی می‌شود. عدم اطلاع بیشتر کارکنان ادارات کل و واحدهای تابعه از ریزپرداختی‌های ادارات متبوع، بعضاً موجب سوءتفاهم‌ها و نارضایتی‌هایی می‌شود که البته چنین امکانی اخیراً در سامانه جداگانه‌ای، اجرایی شده است که احتمال می‌رود برخی از ادارات کل، به چنین امکانی، دسترسی نداشته باشند.

88) قراردادن هرروزه و مرتب احادیث و نکات اخلاقی و مواردی از این قبیل، در حوزه مذهبی، در پرتال ادارات کل، ترجیحاً توسط واحد قرآنی یا روابط عمومی. قرار دادن احادیث و نکات اخلاقی و مواردی از این‌دست در اختیار کارکنان، موجب تقویت و تلطیف روحیه دینی و تحکیم روابط بین کارکنان و ارباب‌رجوع می‌شود و چه‌بسا، موجب جلوگیری از موارد خلاف اداری، از قبیل: ارتشاء، اختلاس و … نیز می‌گردد. در وضعیتی که در برخی از موارد، ضعف در موارد اخلاق حسنه و مذهبی در برخی کارکنان و عدم رعایت مواردی، از قبیل: غیبت، تهمت و … را شاهد هستیم، این پیشنهاد می‌تواند مورد توجه واقع شود.

89) قراردادن جزوات آموزشی شغلی در حوزه‌های مختلف، در پرتال ادارات کل، برای استفاده کارمندان. قراردادن جزوات مختلف آموزشی شغلی و دسترسی همه کارمندان به راهکارها و مراحل پروسه‌های صدور مجوز و مواردی از این قبیل، موجب تسهیل و شفاف‌سازی امور می‌شود. در حالی که برخی از کارمندان، به‌ویژه بدنه کارشناسی، بعضاً فاقد اطلاعات به‌روز در حوزه شغلی خود می‌باشند که این ضعف و نقص، در عملکرد آنها و در ارتباط با ارباب‌رجوع و پاسخگویی صحیح و شفاف نیز، تأثیر سوء می‌گذارد، عملیاتی کردن این پیشنهاد، ضرورت دارد.

90) جاری ساختن موضوع کایزن در ادارات کل و واحدهای تحت پوشش در تمامی ابعاد آن، حتی در ظاهر آن و اجراي نظام آراستگي تفكيك اقلام ضروري از غيرضروري، یک ضرورت به حساب می‌آید؛ چراکه در بیشتر موارد، انبوهی از پرونده‌ها، در روی میز کارکنان انباشته شده و برخی از کارمندان هم، تصور می‌کنند اگر مدیر فرادست وضعیت روی میز او را چنین شلوغ ببیند، این نشانگر فعالیت و کار زیاد وی خواهد بود! و نیز اهمیت جدی به محل استقرار پرونده‌ها برحسب برچسب و استفاده از الگوهاي علمي نگهداري و نتیجتاً بازیابی سریع و حفظ امنیت آنها. در وضعیت موجود که وجود پرونده‌های غیرضروری و حتی وسایل غیرضروری در واحدها، بسیار ملموس است، اجرای چنین رویه‌ای، لازم و ضروری است.

91) ایجاد نمایشگاه‌های دایمی، از آثار تجسّمی و حوزه‌های مختلف هنری، از هنرمندان برجسته و مطرح استان. ایجاد نمایشگاه‌های دایمی، از آثار تجسمی و حوزه‌های مختلف هنری، از هنرمندان برجسته و مطرح استان، در مراکزی، همچون: مجتمع‌های فرهنگی و سینمایی و سایر واحدهای تحث پوشش که فضای لازم و مناسبی را برای این کار دارند، به صورت دایمی، سالیانه یا شش‌ماهه که ثمرات بیشتری، از جمله پویایی خود این مراکز را، به دنبال خواهد داشت و می‌توان اجازه فروش این آثار را هم به هنرمندان داد تا آثار خود را عرضه نمایند و احیاناً حتی درصدی را هم برای بهبود این روند، هزینه کنند. اجرای این طرح، باعث می‌شود تا سردرگمی و مستأصلی بیشتر هنرمندان در ارائه آثار هنری خود را کمتر شاهد باشیم.

92) تشکیل کلاس‌های آموزش‌های نگارش نامه‌ها و مکاتبات اداری. بیشتر متن‌هایی که در ادارات کل تنظیم می‌شوند، اعم از: متن خود پیش‌نویس نامه‌ها تا قطعی شدن و اصل آنها، متن‌های موجود در پرتال اداری، ویژه‌نامه، خبر یا امثال آن، متأسفانه، در بیشتر مواقع، از لحاظ املایی و دستوری، دارای اشکالات اساسی هستند که این مورد، از اداره‌ای، مثل: دارایی و بازرگانی و امثال آن، توجیه دارد و شاید نقطه‌ضعف هم نباشد؛ اما از اداره‌ای فرهنگی، پسندیده نیست که نیازمند به تجمیع اینگونه فعالیت‌ها، در یک بخش با کارشناسان مسلط به دستور زبان فارسی است تا به لحاظ ویراستاری، بررسی نهایی شوند.

تشکیل کلاس‌های آموزش نگارش نامه‌ها و مکاتبات اداری، در این زمینه، کارساز خواهد بود. در وضعیت موجود که بیشتر متن‌هایی که در اداره تنظیم می‌شوند، در بیشتر مواقع، از لحاظ املایی و دستوری، دارای اشکالات اساسی هستند، آموزش‌های مستمر نگارش نامه‌ها و مکاتبات اداری، کاملاً ضروری است.

93) آموزش کارکنان در زمینه شغلی و به‌روز کردن اطلاعات آنها. آموزش کارکنان در زمینه شغلی و به‌روز شدن اطلاعات آنها، از اهمیت بالایی برخوردار است؛

کارمندانی هستند که علی‌رغم به یدک کشیدن عنوان کارشناسی یا مسؤولیت ستادی، اشراف کامل، خوب و باتسلطی، به کارهای حوزه خود ندارند و برخی از کارکنان، از آخرین بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌ها، هیچ اطلاعـی ندارنـد که باعث کنـدی روند کـار و سردرگـمی ارباب‌رجوع و عدم شفافیت در کار می‌شود که بهتر است از طریق کمیته مدیریت کیفیت اداره، شناسایی و برای آموزش، معرفی شوند.

در وضعیت موجود که برخی از همکاران، از آخرین بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌ها، هیچ اطلاعـی ندارنـد که این بی‌اطلاعی، باعث کنـدی روند کـار و سردرگـمی ارباب‌رجوع و عدم شفافیت در کار نیز می‌شود، آموزش کارکنان در زمینه شغلی و به‌روز شدن اطلاعات آنها، از اهمیت بالایی، برخوردار است.

94) تشکیل کمیته مدیریت کیفیت در ادارات کل. چه خوب است اینکه در ادارات کل، کمیته مدیریت کیفیت تشکیل شود و ترجیحاً هم، مدیریت آن را، خود مدیرکل عهده‌دار شود. توضیح اینکه: در این کمیته، کارهای انجام‌یافته و فرایندهای اداری و کیفیت کاری‌ای که کارمندان انجام می‌دهند، ارزیابی می‌شود. این ارزیابی، غیر از آن ارزیابی سالیانه تکمیل فرم ارزشیابی است که معمولاً، به صورت فرم، پر می‌شود. در برخی از سازمان‌ها، مشابه این کارها انجام می‌گیرد؛ مثلاً، در سیستم اداری آموزش و پرورش، هرچند مدت، یک‌بار، کارشناسان و مسؤولان، به مدارس و هنرستان‌ها می‌رونـد و کارهـا را از نزدیک، ارزیابـی می‌کنند و اشکالات و نارسـایی‌های موجـود را، گوشزد می‌کنند. در وضعیت موجود که در ادارات کل و واحدهای تابعه، کارهای انجام‌یافته یا در حال انجام، بعضاً ارزیابی اصولی و علمی نمی‌شوند و بازخورد آنها هم، مشخص و شفاف نیست، تشکیل چنین کمیته‌ای با چنین رویکردی، ضروری به نظر می‌رسد.

95) استفاده جدی و ملموس از نظام تشویق و تنبیه تا فرق بین کارمندی که صرفاً مشغول کارکردن و کاری را که به وی سپرده شده است و آن را انجام می‌دهد، با کارمندی که کار را خوب انجام می‌دهد و کارِ خوب انجام می‌دهد، مشخص شود و ادارات کل، بین کارایی و اثربخشی، تفکیک و تفاوت، قایل شوند؛ چرا که اکنون در بیشتر مواقع، شاهد آن هستیم که در بیشتر مواقع، بدنه کارشناسی و ستادی، از همکاری در ارائه برخی از اطلاعات و یا آمار و موارد مشابه، موضوع فرق نداشتن کارمند کاری، با کارمند عادی را، پیش می‌کشند و صریحاً اعلام می‌کنند که اداره، توجه و عنایتی به این موضوع ندارد.

همیشه در بین بیشتر همکاران، این موضوع، مطرح است که کارمندی که کار می‌کند، با کارمندی که کار نمی‌کند، از نظر ادارات کل، فرقی ندارند و در نهایت، شاید کارمندی که کار را به بهترین وجهی هم انجام نداده، در دید ادارات کل، جایگاه بهتری داشته باشد؛ گرچه این فکر، شاید در برخی از موارد، در حد یک تصور ذهنی برای کارمند بوده باشد اما به هر حال، این ذهنیت وجود دارد و بهتر است راهکاری برای زدودن این ذهنیت، تدارک دیده شود تا کارمند بداند که فرق است بین کارمند فعال با کارمند غیرفعال. در وضعیت موجود که عدم تمایز و تفاوت بین کارمند فعال با کارمند غیرفعال، محسوس می‌باشد، استفاده جدی و ملموس از نظام تشویق و تنبیه در ادارات کل مراکز استان‌ها، حائز اهمیت است.

96) استفاده از سیستم ورود و خروج الکترونیکی انگشتی یا کارتی یا تشخیص چهره، هم در همه ادارات کل و همچنین، در واحدهای تحت پوشش در ادارات کل استان‌ها؛ چرا که هنوز هم، برخی از واحدهای ادارات کل، از همان شیوه سنتی دفترنویسی، برای ثبت ورود و خروج استفاده می‌کنند. در وضعیتی که وجود بعضاً هرج و مرج در ورود و خروج و عدم ثبت الکترونیکی آن و ثبت در دفتر به صورت سنتی، محسوس می‌باشد، اقدام در این‌خصوص، ضروری است.

97) جدی گرفتن ورود و خروج کارکنان، به‌ویژه اهمیت دادن به موضوع ورود. در وضعیت موجود که در برخی از ادارات کل و واحدهای تابعه، بسیاری از کارکنان اداره و واحدهای تحت پوشش، فارغ از اینکه برخی از آنها، واقعاً مشکل دارند، در ورود، تأخیر دارند و تأخیر برخی از کارمندان، حتی تا یک و نیم ساعت هم، طول می‌کشد که این تأخیر، در ساعات اولیه کاری، باعث یک نوع بی‌نظمی می‌شود. لازم است تا مدیرکل و معاونان، خود سر موقع در اداره حاضر شوند که در برخی موارد، چنین نیست و تا وقتی مدیر و معاون یک سازمان، در ورود و خروج، نظمی نداشته باشند، سخنانشان مبنی بر تأکید بر نظم در ورود به اداره و توقع رعایت آن از سوی دیگرکارمندان، هیچ تأثیری نخواهد داشت.

98) استفاده بهینه و بهتر از فضای هنرستان‌ها و مجتمع‌ها و واحدهای دیگر تحت پوشش دارای فضای لازم. استفاده این‌چنینی در تایم بعد از ظهر و واگذاری آن، به بخش خصوصی، از طریق مزایده و انعقاد قرارداد، با بخش‌های غیردولتی که در قانون نیز، راهکار آن، آمده، مزایایی به همراه دارد. این واگذاری، علاوه بر ایجاد یک منبع درآمد و درآمدزایی و استفاده و سرمایه‌گذاری آن در فعالیت‌های فرهنگی و هنری، باعث افزایش اعتبار مالی و احیاناً تخصیص کمک مالی به همکاران در قالب مسافرت‌ها، موارد تفریــحی و رفـاهی و مشابه آن می‌شود و از طرفی دیگر نیز، باعث رونق بیشتر این واحدها و شناخته شدن بیشتر آنها و جاری شدن حیات و پویایی فرهنگی و هنری و درواقع، احیای دوباره جریان و حیات فرهنگی و هنری پیکره تقریباً بی‌‎جان و افسرده برخی از واحدهای تحت پوشش می‌شود. در وضعیتی که فرسودگی شغلی در بیشتر کارکنان ادارات کل و همچنین، سطح پایین حقوق نیز مشهود است، عملی شدن این پیشنهاد، می‌تواند تا حدودی کارساز بوده باشد.

99) چاره‌اندیشی جدی، برای انبوهی از عکس‌ها و فیلم‌های قدیمی موجود در مجموعه ادارات کل. چاره اندیشیدن جدی، برای انبوهی از عکس‌ها و فیلم‌های قدیمی و جدیدی که بسیاری از آنها نیز مربوط به سال‌های قبل از انقلاب است و چه‌بسا ارزش تاریخی هم دارند که به عنوان نمونه، در آذربایجان شرقی هم این مسأله موضوعیت دارد که بیشترشان هم، در مجتمع سینمایی 22 بهمن، متأسفانه به صورت فله‌ای و در شرایط بدی، روی هم ولو و در وضعیتی غیرمعمول انبار شده‌اند که بیشترشان هم منحصربه‌فرد و نمونه بوده و در موضوعات مختلف، در دهه‌های اخیر جمع شده‌اند که اینجانب شخصاً آنها را از نزدیک دیده‌ام که رفته‌رفته می‌روند که تحت تأثیر رطوبت و دست به دست شدن و به دلیـل عدم هیچ‌گونه نظارتـی، خراب و خراب‌تـر شده و از بین بروند که می‌توان از برخی از مهمترین آنها، به کمک و پشتیبانی نهادهای ذیربط، نسخ مجددی، کپی و تهیه کرد یا به دی.وی.دی تبدیلشان کرد و اصل آنها را به کتابخانه مرکزی یا سازمان اسناد و مدارک تحویل داد که بارها، چه به صورت شفاهی و چه به صورت مکتوب، به مدیران وقت، اعلام شده اما هیچ توجهی، نشده است.

100) جمع‌آوری وسایل و تجهیزات اضافی و بلااستفاده از واحدهای تحت پوشش ادارات کل، همچون: هنرستان‌ها و مجتمع‌های فرهنگی و هنری و موارد مشابه و تخصیص آن، به واحدهایی در خود مرکز استان یا شهرستان‌ها که نیاز مبرم به آن وسایل و تجهیزات دارند. در وضعیتی که برخی از واحدهای تحت پوشش و تکفل ادارات کل مراکز، نیاز به وسایل‌هایی دارند و این در حالی است که برخی دیگر از واحدهای مجموعه، تعداد انبوهی از همان وسایل‌ها را در مجموعه خود و به صورت بلااستفاده نگه داشته‌اند، اقدام در این خصوص، ضرورت دارد.

101) پرداخت همزمان حقوق و مزایای کارکنان رسمی و قراردادی. علی‌رغم وجود مشکلات اداری و برون‌سازمانی در پرداختی‌های همزمان حقوق و مزایای کارمندان رسمی با کارمندان قراردادی، می‌توان نسبت به پرداختی‌ها به صورت همزمان تدبیر و اقدام کرد و حتی پرداختی کارمندان رسمی را هم می‌توان چند روز به تأخیر انداخت تا با زمان پرداختی کارمندان قراردادی یکسان باشد. در حال حاضر، در بیشتر مواقع، پرداختی‌های کارمندان رسمی با کارمندان قراردادی، همزمان نیست و این موضوع، تصور تبعیض و نابرابری را در بین کارمندان رسمی و قراردادی ایجاد می‌کند که منجر به شکاف در روابط می‌شود که در نحوه و کیفیت انجام کار سازمانی هم، تأثیر می‌گذارد.

102) توزیع مناسب، برابر و عادلانه بلیط‌های کنسرت و امثال آن که مجریان برنامه‌های هنری، بعضاً در اختیار ادارات کل قرار می‌دهند.

در بیشتر مواقع، بلیط‌های برنامه‌های فرهنگی و هنری، مثل کنسرت‌های موسیقی و امثال آن که در اختیار برخی از کارمندان ارشد ادارات کل و به‌ویژه در اختیار معاونت‌های مرتبط قرار می‌گیرد، به صورت سلیقه‌ای و بدون هرگونه شفافیتی و صرفاً با نظر و تشخیص فردی، در اختیار اشخاص  و کارمندان مشخص و محدودی قرار می‌گیرد.

با توزیع مناسب، برابر و عادلانه بلیط‌های کنسرت و امثال آن که مجریان قرارداد برنامه‌های هنری، بعضاً در اختیار ادارات کل قرار می‌دهند، می‌توان این امکان را بین همه کارمندان، به طور یکسان و همزمان توزیع نمود تا همه کارمندان، به صورت عادلانه و نوبتی بتوانند از فرصت‌های پیش‌آمده بهره ببرند.

103) اگر بنا به توسعه فضای سبز واحدهای تحت پوشش ادارات کل می‌باشد، پس توجه جدی به فضای سبز واحدهای تابعه، ازجمله: هنرستان‌ها و مجتمع‌های فرهنگی و هنری و سینمایی، ضرورت دارد. پیشنهاد می‌شود نسبت به تأمین آب مورد نیاز واحدهای تابعه، با حفر چاه به جهت صرفه‌جویی در آب‌های لوله‌کشی و یا عمیق‌تر کردن چاه‌های موجود و تجهیز آنها به پمـپ و موتور و … جهت تأمین آب فضای سبز، اقدام گردد. همچنین، لازم است در تأمین منابع مالي مربوط به حفظ فضای سـبز واحدهای تحت تکفل، از قبیل: داروها و سموم آفات کشاورزی، ایجاد امکانـات سمپاشـي مرتـب و بـه‌موقـع و امکانـات خوب چمن‌زنی و … عنایت بیشتری شود. هم‌اکنون، بیشتر واحدهای تابعه در مراکز استان‌ها، از آب کافی برای آبیاری و توسعه فضای سبز، محروم می‌باشند. همچنین، در خصوص دفع آفات کشاورزی، چاره‌اندیشی جدی نشده است که باعث از بین رفتن تدریجی درختان می‌شود.

104) تعمیر و ترمیم آثار هنری موجود در هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات کل. پیشنهاد می‌شود: نسبت به تعمیر و ترمیم آثار تجسمي موجود در محوطه هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات کل که هزینه زیادی هم دربرداشته و متأسفانه در طی چنین سال، رو به فرسایش گذاشته‌اند، اقدام جدی و مؤثری صورت بگیرد. هم‌اکنون، بیشتر آثار هنری موجود در هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت تکفل ادارات کل در مراکز استان‌ها، مانند: استان آذربایجان شرقی، از بین رفته و یا در حال استهلاک می‌باشند که نیاز به ترمیم و تعمیر اساسی دارند.

105) ایجاد فاصله جغرافیایی منطقی، بین هنرستان‌های تحت پوشش که نمونه آن را در استان آذربایجان شرقی شاهد هستیم که دو هنرستان پسرانه تابعه، هر دو در یک قسمت شهر و کنار هم!، متمرکز شده‌اند. پیشنهاد می‌شود: یکی از هنرستان‌های تابعه اداره کل با هنرستان دیگری در مرکز شهر که تحت تکفل آموزش و پرورش می‌باشد، تعویض گردد یا مکان جدیدی برای آن، خریداری گردد تا این حالت فعلی که هر دو هنرستان در یک مکان شهر و در نزدیک به هم قرار دارند، تغییر داده شود. هم‌اکنون، هنرستان‌های هنرهای زیبای پسرانه تابعه، هر دو در یک نقطه شهر متمرکز می‌باشند و مرکزیت ندارند و بسیاری از علاقه‌مندان و خانواده‌ها، از این قضیه گله‌مند هستند که این مشکل ممکن است در استان‌های دیگر هم، وجود داشته باشد.

106) تجهیز و تکمیل هنرستان‌های تابعه، به کارگاه‌های تخصصی مرتبط با رشته‌های هنری موجود. عدم مجهز بودن کارگاه‌ها در هنرستان‌های تابعه مي‌طلبد تا نسبت به تجهیز و تکمیل کارگاه‌های تخصصي مرتبط با رشته‌های مصوب هنرستان هنرهای زیبا، از جمله: کارگاه‌های طراحي، لابراتوار عکاسي، کارگاه چاپ، کارگاه حجم‌سازی، کارگاه نگارگری، صنایع دستي، کارگاه نمایش فیلم و … اقدام جدی صورت گردد. هم‌اکنون، برخی از هنرستان‌های تابعه ادارات کل، فاقد کارگاه‌های مجهز تخصصی می‌باشند و هنرجویان، در این‌خصوص با مشکل مواجه هستند.

107) تعمیر و تکمیل آلات موسیقی موجود در هنرستان‌های موسیقی تحت پوشش ادارات کل. با عنایت به خراب بودن برخي از آلات موسیقي در هنرستان‌های موسیقی تحت تکفل ادارات کل، لازم است تا نسبت به تعمیر وسایل موجود و حتی فروش و به مزایده‌گذاری برخی آلات موسیقی از کارافتاده و تهیه وسایل جدید و تبدیل به احسن، اقدام اساسي صورت گیرد. هم‌اکنون، بسیاری از آلات موسیقی موجود در هنرستان موسیقی تحت پوشش ادارات کل، خراب بوده و نیاز به تعمیر اساسی دارند؛ از طرفی دیگر، برخی از آنها با تعمیر نیز قابل حل نمی‌باشند و از کارافتاده محسوب می‌شوند که باید از طریق مزایده، واگذار شده و نسبت به تهیه نوی آن اقدام شود و به عنوان نمونه و مصداقی، در استان آذربایجان شرقی، در برخی از موارد دیگر هم، از چند نوع آلات موسیقی، به تعداد بیشتری وجود دارد که بیشتر از حد مجاز و نیاز یک هنرستان می‌باشد که در طول زمان، مستهلک شده و هزینه نگهداری آن بالاست.

108) تجهیز کتابخانه‌های هنرستان‌های هنرهای زیبا. تجهیز کتابخانه‌های هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت تکفل ادارات کل و رفع کمبود کتاب‌های هنری در زمینه نمایش، سینما و موسیقي که لازمه برگزاری و پربار بودن کارگاه‌ها مي‌باشد؛ لذا پیشنهاد مي‌شود نسبت به تجهیز کتابخانه تخصصي با تأمین مالي و خرید کتاب‌های هنری جدید و به‌روز اقدام گردد تا هنرجویان، به منابع معتبر و به‌روز، دسترسی سریعی داشته باشند. هم‌اکنون، کتابخانه‌های هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات کل، مجهز کامل به کتاب‌های مورد نیاز هنرجویان نمی‌باشند.

109) هوشمندسازی کلیه کلاس‌ها و کارگاه‌های هنرستان‌های ادارات کل. با عنایت به بخشنامه‌ها و سیاست‌های جاری وزارت آموزش و پرورش که درواقع، هنرستان‌‎های تحت پوشش ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی، در برخی از فعالیت‌ها، تحت نظر آنها فعالیت می‌کنند، هوشمندسازی کلاس‌ها و کارگاه‌های هنرستان، هم در حیطه نرم‌افزاری و هم سخت‌افزاری و نصب تجهیزات صوتي و تصویری و نرم‌افزارهای مربوط، ضروری به نظر مي‌رسد. هم‌اکنون، علی‌رغم تأکید بر هوشمندسازی مدارس از چند سال پیش، بیشتر هنرستان‌های تحت پوشش ادارات کل، هنوز در این خصوص، اقدام جدی و مؤثری انجام نداده‌اند که در این وضعیت بهداشتی، عملی کردن این پیشنهاد، بیشتر ضرورت دارد.

110) اجرای موسیقی برای کارمندان ادارات کل در اعیاد، جشن‌ها و مناسبت‌های مختلف، توسط هنرجویان هنرستان موسیقی تحت پوشش ادارات کل. در اجرای موسیقی توسط هنرجویان هنرستان موسیقی تحت پوشش ادارات کل برای کارمندان، حداقل دو فایده مستتر است و آن اینکه هم فرصتی برای تمرین و دیده شدن خود هنرجویان محسوب می‌شود و هم کارمندان، به صورت رایگان از چنین برنامه‌هایی استفاده می‌برند و درنهایت، موجب نشاط و تقویت روحیه کارکنان می‌شود. در وضعیت موجود در این موضوع، هنرجویان هنرستان موسیقی، در بیشتر مواقع، فرصتی برای تمرین و ارائه کار خود ندارند و از طرفی دیگر، کارمندان ادارات کل نیز نیاز به برنامه‌های نشاط‌آور دارند که با جمع این دو مورد، می‌توان نسبت به برگزاری و اجرای موسیقی توسط هنرجویان برای کارمندان اقدام کرد.

111) مشارکت مدیران کل در برنامه‌های صبحگاهی هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات کل. پیشنهاد می‌شود: مدیران کل، به صورت ماهیانه یا در بازه زمانی مشخص و به صورت دوره‌ای و به‌ویژه، در مناسبت‌های مختلف، در برنامه‌های صبحگاهی هنرستان‌های تحت پوشش ادارات کل شرکت نمایند.

برنامه‌های صبحگاهی هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت تکفل ادارات کل، بعضاً خیلی سرد و بی‌محتوا و بدون انگیزه، برگزار می‌شود و بیشتر، رفع تکلیف است تا یک برنامه جدی و پرمحتوا و بانشاط.

112) نصب نمایشگر اعلام برنامه‌های فرهنگی و هنری در ورودی ادارات کل. با راه‌اندازی و نصب نمایشگر اعلام برنامه‌های فرهنگی و هنری، مانند: آنچه که در فرودگاه‌ها و تالارهای بورس وجود دارد، اصحاب فرهنگ و هنر و عموم مردم، دسترسی راحت و سریعتری به عناوین و زمان‌های برنامه‌ها خواهند داشت؛ علاوه بر آن، می‌توان از این نمایشگرها در صدور انواع اطلاعیه، اخبارهای کوتاه فرهنگی و هنری، دعوت به همکاری، مزایده‌ها و منقاصه و مواردی از این قبیل نیز، استفاده کرد. هم‌اکنون، برای دسترسی به عناوین و زمان‌های برنامه‌های فرهنگی و هنری ادارات کل و واحدهای تابعه، علاقه‌مندان و مخاطبان باید به کارمند مربوط مراجعه نمایند که البته راه بهتر و سهل الوصول‌تری نمی‌باشد.

113) نوسازی و تجهیز سالن‌های سینما. نوسازی سالن‌های سینما و تجهیز سالن‌های موجود به لوازم صوتی و تصویری نو، همچنین تعمیر صندلی‌ها و تغییر و بهبود فضای سالن‌ها و مواردی از این قبیل، باعث رغبت و جذب بیشتر علاقه‌مندان به سینما می‌گردد. هم‌اکنون، تجهیزات صوتی و نمایشی بیشتر سینماهای استان، نوسازی نشده و علاوه بر آن، از فضای فیزیکی مطلوبی نیز به جهت نوع صندلی‌ها و … برخوردار نمی‌باشند که باعث عدم رغبت و عدم جذب علاقه‌مندان می‌شود.

114) راه‌اندازی نمایشگاه دایمی کتاب. با راه‌اندازی نمایشگاه دایمی کتاب، ناشران و مؤلفان می‌توانند کتاب‌های خود را در معرض نمایش و فروش دایمی قرار دهند. توضیح اینکه چنین نمایشگاهی، می‌تواند با نظارت ادارات کل و با همکاری مؤسسات فرهنگی و هنری و یا سایر بخش‌های خصوصی، انجام پذیرد. هم‌اکنون، جایگاهی ویژه و دایمی برای عرضه کتاب و تازه‌های نشر از سوی ناشران استان وجود ندارد و ناشران و مؤلفان، برای عرضه و توزیع کتاب، با مشکل جدی روبه‌رو هستند.

115) شناسایی مفاخر و مشاهیر حوزه فرهنگ و هنر در هر استان، با تعریف و راه‌اندازی نرم‌افزار ویژه این کار.

با تعریف و راه‌اندازی نرم‌افزار شناسایی مفاخر و مشاهیر حوزه فرهنگ و هنر استان و با قرار دادن آن در سامانه، همراه با شرایط مربوط، مشخصات کامل آنها را در اختیار خواهیم داشت. در حال حاضر، یک بانک اطلاعاتی منسجم و متمرکز از مفاخر و مشاهیر حوزه فرهنگ و هنر در اکثر استان‌ها که همراه با مشخصات کامل مربوط به آنها بوده باشد، وجود ندارد.

116) واگذاری نمایشگاه بین المللی کتاب به بخش خصوصی، با نظارت ادارات کل. با واگذاری نمایشگاه‌های بین المللی کتاب به بخش خصوصی، مثل: مؤسسات فرهنگی و هنری، تشکل‌های ناشران و … شاهد توزیع کارآمد کتاب و رقابت جدی در این بخش خواهیم بود. علاوه بر آن، در هزینه‌های هنگفتی که ادارات کل استان‌ها، برای تهیه سالن و مواردی از این قبیل پرداخت می‌کنند نیز، صرفه‌جویی می‌شود.

اصولاً وقتی ادارات کل در این‌گونه امور دخالت مستقیم داشته‌اند، کارها خوب پیش نرفته و چه‌بسا در موارد متعددی نیز، مشکلاتی هم به وجود آمده است. مشکل تهیه سالن، مشکل هزینه‌های جاری نمایشگاه، مشکل تأمین منابع مالی نیروهای به‌کارگرفته‌شده در نمایشگاه، مشکل تهیه اقامتگاه برای میهمانان و موارد زیادی از این قبیل، موجب رکود فعالیت‌های نمایشگاهی شده که ایجاد نقص در توزیع کتاب را به همراه داشته و دارد.

117) توجه جدی به خدمات الکترونیکی در ادارات ستادی و معاونت‌ها. با توجه جدی به موضوع الکترونیکی کردن خدمات در ادارات کل، دیگر نیازی به حضور فیزیکی ارباب‌رجوع نمی‌باشد که این عدم حضور، مزایای زیادی به همراه دارد. در حال حاضر، علی‌رغم رویکرد دولت‌های اخیر به خدمات الکترونیکی، هنوز این خدمات، به صورت جدی و فراگیر، در بخش‌های مختلف ادارات کل، جا نیفتاده است و هنوز هم، بیشتر فعالیت‌ها و صدور مجوزها، در تمامی مراحل یا قسمتی از مراحل منجر به صدور مجوز، الزاماً و ناگزیر، با حضور شخص متقاضی، همراه است که ایجاد مشکل می‌کند.

118) حمایت جدی از آثار هنرجویان هنرستان‌های هنرهای زیبای تابعه در حوزه آسیب‌های اجتماعی. ادارات کل، با حمایت‌های خود از هنرجویان هنرستان‌های تابعه درخصوص آثار مربوط به موضوعات آسیب‌های اجتماعی، می‌تواند موجب تشویق و ترغیب آنها برای ارائه آثار بشود که پرداخت به این موضوعات با زبان هنر، می‌تواند تأثیر به‌سزایی در جلوگیری از آسیب‌های اجتماعی داشته باشد. موضوع آسیب‌های اجتماعی، در چندین‌سال اخیر، یکی از دغدغه‌های مهم مسؤولان ارشد نظام جمهوری اسلامی ایران می‌باشد؛ تا آنجایی که مقام معظم رهبری نیز در مناسبت‌ها، جلسات و سخنرانی‌های مختلف، بارها به آن اشاره فرموده‌اند؛ لذا ضرورت نیاز به همکاری هنرمندان و ارائه آثار در زمینه موضوعات مختلف آسیب‌های اجتماعی و ارائه آن در چنین مقطعی، بیشتر احساس می‌شود.

119) حمایت جدی از آثار و تولیدات فرهنگی و هنری با موضوع شعار سال که از طرف مقام معظم رهبری در ابتدای هرسال، عنوان می‌گردد. اهمیت به موضوع حمایت از آثار و تولیدات فرهنگی و هنری با موضوع شعار سال که از طرف مقام معظم رهبری و در ابتدای هر سال، عنوان می‌گردد، موجب تشویق و ترغیب هنرمندان در ارائه آثار فاخر می‌گردد و در تحقق شعار سال مطرح‌شده، می‌تواند مؤثر واقع گردد. هم‌اکنون، حمایت جدی و مستمری از آثار و تولیدات هنرمندان عرصه‌های مختلف نمی‌شود که با اجرای این طرح پیشنهادی، هم هنرمندان به لحاظ مادی و معنوی منتفع می‌شوند و هم اینکه شعار سال نیز، در قالب هنر عرضه می‌شود.

120) برگزاری نمایشگاه مستمر کتاب، در محل ورودی و همکف ادارات کل در مناسبت‌های مختلف. برگزاری نمایشگاه کتاب، در محل ورودی و همکف ادارات کل در مناسبت‌های مختلف، باعث رونق رفت‌وآمد و تردد عموم مردم به ادارات کل و آشنایی بیشتر با فرهنگ و هنر در اثر تعاملات به وجودآمده می‌گردد و موجب تشویق و تقویت روحیه مطالعه می‌شود. موضوع مطالعه کتاب در حال حاضر، در بین عموم مردم و حتی در بین برخی خواص، به‌خصوص با وجود فضاهای متنوع مجازی، رو به تضعیف و زوال می‌باشد که نیاز به ارائه راهکارهای مختلف برای تقویت روحیه مطالعه می‌باشد.

121) تعریف و فراهم آوردن تسهیلات و راه‌اندازی تورهای مسافرتی برای خانواده‌های کارمندان ادارات کل. ایجاد امکانات مسافرتی برای کارمندان با تعریف تور سیاحتی و زیارتی برای کارمندان ادارات کل، تقویت روحیه آنها را به همراه خواهد داشت. هم‌اکنون، هیچ امکاناتی، به‌جز مسافرت‌های محدود و تعریف‌شده، آنهم به صورت نوبتی و در طول یک‌سال، به تعداد فقط یک‌بار، برای کارمندان ادارات کل، وجود ندارد.

122) واسپاری، واگذاری و تفویض ممیزی و صدور مجوز چاپ کتاب به ناشران قانون‌مدار.

با واگذاری و تفویض ممیزی و صدور مجوز چاپ کتاب به ناشران قانون‌مدار و ترجیحاً، ناشرانی که سوابق خوبی دارند و یا ناشرانی که عضو هیأت علمی هستند و مدرک تحصیلی بالاتری نیز دارند و درکل، ناشرانی که به تشخیص ادارات کل، سابقه تخلفی هم ندارند و درکل، توانایی این کار را دارند و می‌توانند این کار را به‌خوبی انجام دهند، رویه جدیدی در حوزه نشر، پدید می‌آید و انرژی کارمندان و بررسی‌کنندگان فعلی، صرف این امور نمی‌شود.

هم‌اکنون، بخشی از فعالیت ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی، صرف امور مربوط به صدور مجوز چاپ کتاب و مراحل بعد از آن، مثل: مجوز ترخیص و … می‌شود.

123) حمایت از پژوهش‌ها و پایان‌نامه‌های کارمندان مشغول به تحصیل در دوره‌های کارشناسی ارشد و دکترا در حوزه آسیب‌های اجتماعی.

حمایت از پژوهش‌ها و پایان‌نامه‌های کارمندان مشغول به تحصیل در دوره‌های کارشناسی ارشد و دکترا در حوزه آسیب‌های اجتماعی، باعث تشویق و ترغیب آنها برای تحقیق در این حوزه که مورد تأکید دولت و حکومت نیز می‌باشد، می‌گردد. هم‌اکنون، هیچ حمایتی از تحقیق‌های در حوزه آسیب‌های اجتماعی که از سوی برخی از کارکنان مجموعه ارائه می‌شود، نمی‌گردد.

124) فراهم آوردن زمینه مشاركت هنرمندان در توسعه پايدار مديريت و مبلمان شهری. پیشنهاد می‌شود: برای استفاده از تجربه هنرمندان باتجربه استان و همچنین، به جهت تشویق هنرمندان و هنرجویان تازه‌کار هنرستان‌های هنرستان هنرهای زیبای تابعه، از آثار آنها در زیباسازی مبلمان شهری و ساخت المان‌ها، استفاده گردد تا علاوه بر تشویق این گروه، باعث رونق اقتصادی در عرصه هنر نیز گردد. هنرمندان تازه‌کار هنرستان‌های هنرهای زیبای تابعه ادارات کل، معمولاً بستری برای ارائه آثار خود ندارند و چه‌بسا، آثار خوبی هم دارند که فرصت ارائه پیدا نمی‌کنند؛ حتی هنرمندان حرفه‌ای و باتجربه هم در بیشتر مواقع، در زیباسازی شهر، شرکت داده نمی‌شوند.

125) ایجاد امکان و بهره‌مندی از اردو و تور فرهنگی و هنری، برای کارمندان. اردوی فرهنگی برای کارمندان، علاوه بر جنبه تفریحی، جنبه آموزشی نیز دارد. شرکت دادن کارمندان در اردوهای فرهنگی و بازدیدهایِ از مکان‌ها و مؤسسات فرهنگی و هنری، مانند: چاپخانه‌های بزرگ، دفتر روزنامه‌های پرتیراژ سراسری، سایر نهادهای فرهنگی، مثل: مرکز صدا و سیما، بنیادهای سینمایی و مواردی از این قبیل، هم موجب تفریح شده و هم زمینه آموزش غیررسمی و افزایش اندوخته‌ها و تجربه‌های فرهنگی و کاری را فراهم می‌آورد. هم‌اکنون، کارمندان ادارات کل و واحدهای تابعه، از امکانی به نام تور فرهنگی و اردوی فرهنگی که مستمر بوده و جزو برنامه‌های مصوب، ثابت و قطعی ادارات بوده باشد، بی‌بهره هستند.

126) آبونه کردن کارمندان به نشریات تخصصی. برای افزایش اطلاعات کارمندان، پیشنهاد می‌شود: برای هر واحد و اداری‌ای و برای هر کارشناسی، به تناسب رشته تخصصی، پست سازمانی و کاری، نسبت به آبونه کردن حداقل یک نشریه اقدام گردد. هم‌اکنون، شاید به جز یکی، دو مورد نشریه تخصصی برای کارمندان ادارات کل، نشریات دیگری، تخصیص داده نشده است.

127) راه‌اندازی دبیرخانه دایمی ارزشیابی آثار هنرمندان. پیشنهاد می‌شود: برای جلوگیری از شتاب‌زدگی در بررسی آثار هنرمندان، این ارزشیابی‌ها در طول سال انجام گیرد که این اقدام، نیاز به یک دبیرخانه دایمی دارد تا در طول سال، روند ارزشیابی، با طمأنینه و با دقت و بدون هرگونه شتابزدگی صورت گیرد و در نهایت، آثار برتر و قابل عرضه، برای برنامه‌ها معرفی شوند. در حال حاضر، در بیشتر برنامه‌های فرهنگی و هنری، مانند: جشنواره و مواردی از این قبیل که هنرمندان برای ارائه آثار دعوت می‌شوند، ارزشیابی آثار، معمولاً شتاب‌زده انجام می‌گیرد که چه‌بسا باعث افت کاری و صرف انرژی بیشتر از سوی ارزشیابی‌کنندگان می‌شود.

128) استفاده از انرژی خورشیدی، با نصب باتری‌های خورشیدی در ادارات کل. استفاده از انرژی خورشیدی به عنوان یکی از مهم‌ترین انرژی‌های تجدیدپذیر، با هدف کمک به تأمین برق مصرفی اداره و کاهش آلایندگی هوا، می‌تواند اجرایی شود. این طرح را می‌توان در ادارات کل اجرا کرد که طی آن، برق مصرفی ادارات کل، به‌راحتی تأمین می‌گردد و موجب کاهش هزینه‌های جاری می‌شود. بالا بودن هزینه‌های جاری برق در ادارات کل، دلیلی برای انجام و اجرایی کردن این پیشنهاد است.

129) نصب تلویزیون برای هر واحد، با آنتن مرکزی، با استقرار اتاق فرمان در اداره روابط عمومی ادارات کل. پیشنهاد می‌شود برای هر واحد، یک دستگاه تلویزیون تخصیص داده شود. در بیشتر مواقع، کارمندان ادارات کل، دسترسی سریع و بهنگام، به اخبار و اطلاعات فرهنگی و هنری و گزارش‌های زنده نمایشگاه‌های بین المللی کتاب و مواردی از این قبیل را ندارند.

130) راه‌اندازی سامانه ثبت پایان‌نامه‌ها و پژوهش‌های حوزه فرهنگ و هنر از سوی ادارات کل. با راه‌اندازی سامانه‌ای برای ثبت پایان‌نامه‌های دانشجویی در حوزه فرهنگ و هنر و قرار دادن خلاصه‌ای از آنها و همچنین تحقیق‌های سایر پژوهشگرهای این حوزه و تمرکز و تجمیع آن در یک سامانه، ادارات کل می‌تواند در موارد زیادی که نیاز به چنین تحقیقاتی دارد، نسبت به بازیابی آن اقدام نماید و در صورت نیاز، از محقق مربوط نیز دعوت به عمل آورد. هم‌اکنون، هیچ امکانی برای دسترسی سریع و دسترسی آسان به تحقیق‌های حوزه فرهنگ و هنر در بیشتر استان‌ها وجود ندارد و تحقیق‌های از این نوع، همگی به صورت پراکنده و در نهادها و ادارات مختلف شهرستانی و ستادی داخلی و در برون‌سازمانی و دیگرادارات، توزیع شده است.

131) به‌كارگيری سيستم تايپ از طریق نرم‌افزار تايپ برای واحدهای مورد نیاز. پیشنهاد می‌شود: ادارات کل، نسبت به خرید سیستم تایپ گویا (نرم‌افزار مربوط) برای راحتی و سرعت و دقت برخی از واحدهای ادارات کل که کارهای نوشتاری زیادی دارند، اقدام نماید. در برخی از واحدها، کارهای تایپی و آماری و … زیادی وجود دارد که بعضاً بیشترین زمان و انرژی کارمند، صرف آن می‌شود.

132) راه‌اندازی باشگاه مفاخر و پیشکسوتان عرصه فرهنگ و هنر. پیشنهاد می‌شود: مرکزی به عنوان باشگاه و محل تجمع مفاخر و پیشکسوتان و نخبگان فرهنگی و هنری و با هدف پاسداشت مقام و منزلت شامخ استادان مفاخر و پیشکسوتان این عرصه که جانمایه و عمر خویش را در مسیر فرهنگ و هنر سپری کرده‌اند، براساس زیرساخت‌های تعریف‌شده و با تعریف اساسنامه، راه‌اندازی شود. راه‌اندازی چنین مرکزی، موجب تبادل تجربه و بهره‌مندی از اندوخته‌ها و تجارب اصحاب فرهنگ و هنر و چراغی فروزان برای جوانان علاقه‌مند به ورود به این عرصه می‌گردد.

در کنار تأسیس چنین مرکزی، می‌توان نسبت به راه‌اندازی نشریه تخصصی فرهنگی و هنری «توضیح در بند 157» نیز، اقدام کرد تا مطالب مربوط برای بهره‌برداری، در آن منعکس گردد. در حال حاضر، مرکزی مستقل برای تجمع و نشست‌های جامعه پیشکسوتان و نخبگان و مفاخر فرهنگی و هنری وجود ندارد و درواقع و چه‌بسا، فرهنگ شفاهی و تجارب آنها در گذر زمان، به فراموشی سپرده می‌شوند.

133) بازسازی تصاویر و طرح‌های دیواری و آثار تجسمی و مواردی از این قبیل در واحدهای تحت پوشش ادارات کل، اعم از: مجتمع‌های فرهنگی و هنری و سینمایی و همچنین، محوطه هنرستان هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات کل. در این‌خصوص، پیشنهاد می‌شود: نسبت به بازسازی تصاویر و طرح‌های دیواری محوطه واحدهای تحت تکفل ادارات کل مراکز استان‌ها که معمولاً و بیشترشان، در حال فرسایش و از بین رفتن می‌باشد، با همکاری و کمک‌گیری از خود هنرجویان و استادان هنرستان و مجتمع‌های مربوط و با تخصیص اعتبار مالی مناسب و متناسب در این زمینه، اقدام سریع گردد. به عنوان نمونه و مثال، هم‌اکنون، تعداد سی مورد از طرح‌ها و تصاویر از استادان و هنرجویان هنرستان هنرهای زیبای میرک تحت پوشش اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، در حال از بین رفتن می‌باشند که نیاز به ترمیم دارند.

134) نصب تلفن عمومی، در محوطه مجتمع‌های فرهنگی و هنری و هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت پوشش ادارات کل. هم‌اکنون، در محوطه هنرستان‌های هنرهای زیبای تحت تکفل ادارات کل، یا تلفن عمومی وجود ندارد یا در صورت وجود هم، خراب است که نیاز به تعمیر و راه‌اندازی دارد؛ لذا برای ارائه خدمات به هنرجویان و نیاز مکرر آنها در برخی از مواقع به تماس‌های با والدین برای هماهنگی، رفع نگرانی والدین و مواردی از این قبیل، به‌خصوص در شرایطی که بعضاً استفاده از تلفن همراه هم ممنوع می‌باشد، ضروری است تا در این مورد نیز، اقدام لازم صورت بگیرد.

135) الکترونیکی کردن فرم ارزیابی عملکرد کارمندان با راه‌اندازی سامانه مربوط. با الکترونیکی شدن فرم ارزیابی عملکرد کارمندان و راه‌اندازی سامانه مربوط، ارزیابی‌کننده، دیگر با انبوهی از برگه‌های ارزیابی کارمندان و ضمایم آن که معمولاً به صورت کاغذی و دستی، ارائه می‌شود، روبه‌رو نخواهد شد. همچنین، کارمندان با مراجعه به سامانه مربوط، خواهند توانست در بازه زمانی مشخصی، نسبت به تکمیل فرم مربوط، اقدام نمایند که در ضمن آن، از هرگونه شتابزدگی جلوگیری خواهد شد.

الکترونیکی شدن تکمیل فرم ارزیابی، باعث دقت و سرعت و عدم اتلاف زمان نیز خواهد شد. این اقدام، چندسالی است اتفاق افتاده است اما احتمال دارد هم‌اکنون، در برخی از استان‌ها هنوز هم، تکمیل فرم ارزیابی عملکرد، به یک پروسه زمانبر برای کارمند تبدیل شده باشد. علاوه بر آن، تغییر فرم و تکمیل مجدد و ارائه مستندات، اعم از: تصاویر گواهی‌نامه‌های دوره‌های سپری شده، تقدیرنامه‌ها و … زمان این پروسه را طولانی‌تر می‌کند که هم برای ارزیابی‌شونده و هم برای ارزیابی‌کننده، وقت‌گیر بوده و اینچنین و علی‌رغم تأکید بر الکترونیکی شدن همه امور، درواقع به شیوه سنتی عمل می‌شود.

136) تأسیس صندوق قرض‌الحسنه کارکنان ادارات کل و واحدهای تحت پوشش. تأسیس صندوق قرض الحسنه کارکنان ادارات کل و واحدهای تحت پوشش، کمکی خواهد بود برای همه کارکنان تا مبالغی را به صورت قرض الحسنه و به صورت دوره‌ای دریافت نمایند. سطح نسبی حقوق و مزایای کارکنان ادارات کل و واحدهای تابعه، در حد پایینی قرار دارد و بعضاً، کفاف هزینه‌های حتی عادی و جاری کارکنان را هم نمی‌کند.

137) تعریف و راه‌اندازی نرم‌افزار ارائه گزارش فعالیت ادارات ستادی و ادارات شهرستانی. با تعریف و راه‌اندازی نرم‌افزار ارائه گزارش فعالیت ادارات ستادی و ادارات شهرستانی، ادارات کل درواقع نسبت به یکسان‌سازی گزارش‌ها اقدام نموده است که طی آن، گزارش‌ها به صورت یکنواخت و در بازه زمانی مشخص و بدون تأخیر دریافت می‌شود.

در حال حاضر، ادارات کل، در دریافت گزارش فعالیت واحدها، اعم از: ادارات ستادی و ادارات شهرستانی، دچار مشکل می‌باشد؛ چراکه هر اداره‌ای، معمولاً به سلیقه خود و در بازه زمانی متفاوت‌تری، نسبت به ارائه گزارش اقدام می‌کند. در برخی از موارد هم، ارائه گزارش، به طول می‌انجامد و در خوشبینانه‌ترین وضعیت و در دریافت به‌موقع گزارش نیز، واحد دریافت‌کننده گزارش، در جمع‌بندی آن، دچار مشکل می‌شود و مجبور به تایپ و آماده‌سازی مجدد آن می‌گردد؛ چراکه بسیاری از گزارش‌ها، به صورت غیر از وورد و به صورت تصویر اسکن‌شده یا پی.دی.اف یا در شکل و در قالبی دیگر و غیر از آن قالب یا جدول خواسته‌شده، می‌‎باشد که با این وضعیت، درواقع ادارات کل، کارشناسان مرتبط خود را عملاً تبدیل به یک تایپیست می‌کنند که بیشتر وقت کارشناس و مسؤول واحد، صرف همین دوباره‌کاری و تایپ و تنظیم این گزارش‌ها می‌شود.

138) حمایت جدی از سرمایه‌گذاران بخش خصوصی در تأسیس فضاهای فرهنگی.

هم‌اکنون، برخلاف حوزه‌هایی، مثل: مدرسه‌سازی توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی، به‌ندرت دیده می‌شود که یک خیّر و سرمایه‌دار، مؤسس یک مجتمع فرهنگی یا مواردی، مثل: سینما و هنرستان هنرهای زیبا و … باشد؛ در حالی که مشابه آن را در مدرسه‌سازی، به‌کرات می‌بینیم؛ یعنی ما مدرسه‌ساز داریم؛ اما مثلاً سینماساز یا مجتمع فرهنگی‌ساز نداریم.

وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، قطعاً به‌تنهایی نمی‌تواند از عهده ساخت و راه‌اندازی همگی تأسیسات مجتمع‌ها و امکنه فرهنگی و هنری برآید و نیاز دارد به همکاری نزدیک و ورود مستقیم بخش خصوصی و سرمایه‌گذارانی که البته باید با تشویق و فرهنگ‌سازی همراه بوده باشد تا در این زمینه، اقدام مفید و مستمری صورت بگیرد و موفقیت بیشتری حاصل گردد. با حمایت جدی از سرمایه‌گذاران بخش خصوصی در تأسیس فضاهای فرهنگی، امکان توسعه فرهنگی و هنری نیز متعاقب آن، مهیا خواهد شد و بدین‌ترتیب، وزارت متبوع، با کمبود فضاهای فرهنگی و هنری که درواقع، آسیب‌های زیادی را متوجه آحاد مردم، به‌خصوص نسل جوان می‌کند، مواجه نخواهد شد.

139) طرح استفاده از سوگند اول استخدام. با تهیه یک متن هرچند کوتاه در حوزه اهداف، مأموریت‌ها و فعالیت‌های مجموعه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و با اجرای طرح سوگند اول استخدام، نه صد در صد بلکه تا حدودی می‌توان کارمندان را مقید به رعایت برخی از موارد و اصول نمود و این طرح سوگند و ادای سوگندِ ابتدای استخدام، به‌خصوص اگر با حضور خانواده‌های شخص و همچنین، اصحاب فرهنگ و هنر و … بوده باشد، بی‌تأثیر نخواهد بود. هستند بسیاری از کارمندانی که پس از آزمون علمی و عملی و عبور از چندین مرحله گزینش و آموزش و … بعد از استخدام و پس از مدتی، تغییر رویه می‌دهند و اهداف عالیه و مأموریت‌های اولیه را متأسفانه به‌کلی فراموش می‌کنند.

140) نامگذاری طبقات ساختمانی ادارات کل، به اسم هنرمندان شاخص استانی. می‌توان به جای عدد و شماره، طبقات ادارات کل را با نام هنرمندان شاخص استانی همان استان، نامگذاری کرد؛ اجرای این طرح، درواقع ارزش‌دهی و گرامیداشت یاد و خاطره و نام هنرمندان می‌باشد و تکرار آن در حین آدرس‌دهی از سوی نگهبانی و سایر کارکنان به ارباب‌رجوع، باعث یادآوری آن هنرمند و چه‌بسا، تحقیق و مطالعه بیشتر در خصوص ایشان و آثار وی می‌شود.

این طرح را به تبع نوع فعالیت و مأموریت هر اداره و هر واحد و گروه یا معاونت‌ها، می‌توان در مورد اتاق‌ها و واحدها هم به اجرا درآورد. وضعیت موجود نامگذاری با اعداد و ارقام، گرچه مشکلاتی، به همراه ندارد اما نتیجه و خروجی هم ندارد و در مقابل، اجرای طرح نامگذاری طبقات با نام هنرمندان، می‌تواند باعث تنوع و حتی ایجاد حساسیت و تحقیق و شناخت بیشتر در مورد آن هنرمند بشود.

141) نمایش موفقیت‌های مختلف کارمندان و حتی فرزندان آنها در حوزه‌های مختلف. برای تشویق کارمندان، می‌توان موفقیت‌های آنها در تحصیلات، کسب تقدیرنامه، کسب رتبه اداری، کسب مقام ورزشی و امثال آن را به صورت هفتگی، در مونیتوری که برای همین منظور در هر طبقه‌ای مستقر می‌شود، عرضه کرد و برای کارمندان و مراجعه‌کنندگان، به نمایش گذاشت. کارمندان همه دستگاه‌های دولتی، طبیعتاً نیاز به تشویق و تقدیر دارند و این تمایل، همیشه هست که افراد موفق، دیده شوند و گفته شوند و برای همه هم، اعلام شوند.

142) راه‌اندازی کتابخانه باز، ویژه صنوف وابسته و مرتبط در ادارات کل و ترجیحاً در طبقه همکف. با راه‌اندازی کتابخانه باز، ویژه صنوف در طبقه همکف، می‌توان نقیصه‌ای را تا حدودی حل کرد. توضیح اینکه: واحدهای مربوط، می‌توانند در حین مراجعه به ادارات کل، در صورت وجود کتابخانه، اطلاعات مورد نیاز خود را با مراجعه به کتب تخصصی موجود در طبقه همکف اداره که به صورت باز تعبیه می‌شود، برطرف نمایند و همچنین، احیاناً یادداشت‌هایی را نیز برای خود بردارند.

برخی از مدیران و کارکنان صنوف تحت تکفل و پوشش ادارات کل که مستمراً هم به اداره مراجعه می‌کنند، گاهی نیاز به یک‌سری اطلاعات تخصصی در حیطه شغلی خود پیدا می‌کنند که ادارات کل و کارشناسان مربوط، احتمالاً از پاسخ کافی و دقیق آن، عاجز هستند.

143) تجهیز سرویس‌های بهداشتی ادارات کل که بیشترشان، از وضعیت مناسبی برخوردار نیستند. با تجهیز سرویس‌های بهداشتی همه طبقات ادارات کل به دست خشک‌کن اتوماتیک، دستمال کاغذی رولی و بوگیر، می‌توان وضعیت بهداشتی سرویس‌های بهداشتی فعلی را تا حدودی، مطلوب کرد. دستمال کاغذی رولی، دست خشک‌کن اتوماتیک و بوگیر، از مواردی است که نبود این وسایل در ادارات کل، به‌خصوص در زمان برگزاری برنامه‌های مختلف و نمایشگاه‌ها در گالری‌ها و … که بعضاً با انتقاد و اعتراض به‌حق مراجعه‌کنندگان نیز همراه است، احساس می‌شود.

144) راه‌اندازی سامانه یا نرم‌افزار اعلام و تلاقی جلسات. با عنایت به اینکه در برخی از موارد که در گذشته نیز بسیار دیده شده، جلسات حتی مهم درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، ناخواسته، باهم تداخل پیدا می‌کنند و به‌ناچار، برخی از مسؤولان، ناگزیر از حضور در یکی از آنها می‌باشند، می‌توان این مورد را جدی گرفت.

راه‌اندازی نرم‌افزار یا سامانه‌ای برای این منظور که از یک طرف، با ورود و خروج مدیر و کارمند و دستگاه ورود و خروج در ارتباط باشد و از طرفی دیگر، با اتوماسیون اداری و جلسات مربوط در ارتباط بوده باشد؛ تسهیل روند کاری را باعث خواهد شد. ضمن آن، می‌توان این اوقات را برای هر واحد و به صورت دیجیتالی، در اتاق مدیر نشان داد. در این روش، هر کارمند، ملزم خواهد شد جلسات، مرخصی‌ها، مأموریت‌ها و … مربوط به خود را در سامانه مربوط یا تحت نرم افزار، تکمیل نماید تا سایر کارمندان و به‌ویژه مدیر و معاونان، در جریان آن قرار بگیرند. در وضعیتی که در بیشتر مواقع، چه جلسات اداری درون‌سازمانی و چه جلسات برون‌سازمانی که با تلاقی و تداخل مواجه می‌شود و در بعضی مواقع هم، مأموریت یا مرخصی کارمند، با جلسه تداخل می‌کند و مشکلاتی را درپی می‎‌آورد، راه‌اندازی و تدارک چنین امکانی، ضروری به نظر می‌رسد.

145) راه‌اندازی شبکه دیجیتالی حضور و عدم حضور، در ورودی. با نصب یک برنامه حضور و عدم حضور کارمند، به صورت دیجیتالی، در ورودی ادارات کل، طوری که ارباب‌رجوع، از حضور یا عدم حضور کارمند مورد نظر و حتی زمان مراجعه وی به واحد مربوط، مطلع باشد، می‌توان از اتلاف وقت و بلاتکلیفی مراجعه‌کننده جلوگیری کرد؛ ضمن آنکه وجود چنین برنامه‌ای، باعث تسهیل امور جاری نیز خواهد شد.

در شرح این پیشنهاد، به نظر می‌رسد اگر حضور کارمندان، مثلاً با روشن شدن چراغ و عدم حضور آنان در اداره، با خاموشی چراغ در سطح مربوط و در رو‌به‌روی نامشان یا واحدشان همراه باشد، بهتر خواهد بود. در بیشتر مواقع، مراجعه‌کنندگان به اداره، از حضور یا عدم حضور کارشناس، مدیر یا هر کارمندی که با ایشان کار دارند، بی‌اطلاع هستند و نگهبانی هم در برخی از موارد در این خصوص، بی‌اطلاع می‌باشد که باعث مراجعه بیهوده ارباب‌رجوع به واحد مربوط و بلاتکلیفی و اتلاف وقت و در نهایت، موجب نارضایتی ارباب‌رجوع می‌گردد.

146) تأسیس و راه‌اندازی کتابخانه تخصصی فرهنگ و هنر برای استفاده کارکنان خود مجموعه و نیز، برای اصحاب فرهنگ و هنر. راه‌اندازی کتابخانه تخصصی در محل ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان‌ها و تسهیلگری و آسان‌تر کردن کارها در این حوزه برای دسترسی سهل و آسان اصحاب فرهنگ و هنر، به عنوان نمونه، با تجمیع موارد به شرح زیر، مقدور است:

  • جمع‌آوری مجله‌های صنعت و هنر چاپ.
  • استفاده از کتب، فصلنامه‌ها و سایر نشریات پژوهشگاه فرهنگ هنر و ارتباطات.
  • تجمیع پایان‌نامه‌های مرتبط با حوزه فرهنگ و هنر و آسیب‌های اجتماعی.
  • الزام اداره امور فرهنگی ادارات کل به ارائه و تحویل یک نسخه کتب تخصصی تازه منتشرشده در حوزه‌های فرهنگ و هنر.
  • استفاده از گزارش‌های فرهنگی.
  • استفاده از طرح‌های ملی اجراشده در حوزه فرهنگ و هنر و علوم اجتماعی و … در کتابخانه تخصصی و سایر موارد، عندالزوم. هم‌اکنون، محلی برای مراجعه اصحاب فرهنگ و هنر و صاحبان رسانه و … و دسترسی آسان و سریع آنها به کتاب‌های تخصصی حوزه فرهنگ و هنر، در اکثر ادارات کل مراکز استان‌ها وجود ندارد و در مواقع لزوم، مراجعه‌کنندگان، مجبور به مراجعه به چندین کتابخانه موجود در سطح شهر می‌شوند که نیاز به تجمیع کتب تخصصی در یک مکان را بیشتر می‌کند.

147) الزام همه واحدها به تجمیع قوانین همان واحد. گردآوری و تجمیع کلیه بخشنامه‌ها، دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها و سایر قوانین و مقررات جاری مربوط به همان واحد و استقرار آن در همان واحد به صورت مجلد یا فایل‌های الکترونیکی، شفاف‌سازی و سهولت کار را به دنبال دارد. در بسیاری از موارد، پیش آمده و اتفاق افتاده که ارباب‌رجوع، با توضیحات کارشناس مربوط، قانع نشده و مواد قانونی را خواستار شده یا بعد از تغییر شغل همان کارشناس یا بازنشستگی وی، کارمند بعدی، در شرح قوانین و انطباق و استناد آن، دچار مشکل شده است.

148) استفاده از انواع خدمات آنلاین. راه‌اندازی بخش پاسخگویی آنلاین در فضای اینترنت، این امکان را به ارباب‌رجوع می‌دهد که بدون مراجعه حضوری به اداره، اطلاعات اولیه مربوط به مجوزی را که مورد نظرش می‌باشد، به صورت آنلاین و سریع، دریافت نماید و اگر نارسایی و ابهامی هم در پاسخگویی وجود داشته باشد، دوباره سؤال نماید و جواب دریافت کند. بسیاری از متقاضیان مجوز در حوزه‌های مختلف فرهنگی و هنری، نیاز به اطلاعات و راهنمایی‌هایی دارند که برای دست یافتن به آنها، مجبور به مراجعه بعضاً مکرر و حضور در واحدهای مربوط می‌باشند.

149) راه‌اندازی کتابخانه دیجیتالی و الکترونیکی. با راه‌اندازی کتابخانه دیجیتالی و الکترونیکی و اسکن و دیجیتالی کردن منابع انتخاب‌شده در حوزه فرهنگ و هنر و  خریداری و یا تهیه منابع موجود در حوزه فرهنگ و هنر به صورت دیجیتالی و چندرسانه‌ای و با گردآوری و ارائه برخی منابع مرتبط با اهداف ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی، بخشی از نیازهای اصحاب فرهنگ و هنر و کارمندان این مجموعه فرهنگی در استان‌ها، برطرف شده و موجب ارتقای کیفی فعالیت‌های انجام‌یافته می‌گردد. کارکنان ادارات کل و مخاطبان حوزه فرهنگ و هنر در مراکز استان‌ها، نیاز به منابع معتبر فرهنگی و هنری دارند که بعضاً، دسترسی سریع و راحتی به این منابع ندارند.

150)‌ راه‌اندازی برنامه پیاده‌روی دسته‌جمعی در مقاطع و به مناسبت‌های مختلف، با حضور مدیرکل، معاونان و کلیه کارمندان ادارات کل مراکز استان‌ها و ادارات شهرستان‌های تابع. قرار دادن برنامه پیاده‌روی دسته‌جمعی، با حضور مدیرکل و معاونان و کلیه کارمندان در آخر هفته یا در هر ماه، یکی دو بار، علاوه بر جاافتادن فرهنگ ورزش و پیاده‌روی و عدم استفاده از خودرو، موجب ایجاد صمیمیت بین کارمندان و مدیران و معاونان ادارات کل می‌گردد و به یک نشاط دسته‌جمعی منجر می‌شود که موجب افزایش کارآیی و اثربخشی کارکنان نیز می‌گردد؛ چراکه بعضاً، وجود فاصله بین کارمندان و مدیرکل و نبود صمیمیت، باعث افت کاری نیز می‌شود.

151)‌ شناسایی و جذب نیروهای کاربلد و کیفی از مراکز استان‌ها به وزارت متبوع با ایجاد سامانه و ثبت اطلاعات و رزومه اداری و شخصی و هنری و … کارمندان و همچنین، اتخاذ شیوه‌ای مشابه در مورد کارکنان شهرستانی‌ برای جذب به ادارات کل مراکز استان‌ها. توضیح اینکه: با شناسایی و جذب نیروهای کاربلد و کیفی از مراکز استان‌ها به وزارت متبوع، می‌توان هم زمینه ارتقای آنها را فراهم آورد و هم اینکه نیروهای موجود و مستقر در وزارت متبوع را به لحاظ کمی و کیفی، تکمیل کرده و توسعه داد.

بسیاری از نیروهای انسانی حاضر در ادارات کل مراکز استان‌ها و همچنین شهرستان‌ها، به عنوان سرمایه‌های انسانی باتجربه، قابلیت ارتقاء و خدمت در جایگاه رفیع و در خود وزارتخانه را دارند که نیاز به شناسایی و معرفی دارند که در بیشتر مواقع و متأسفانه به جهت عدم شناسایی، سال‌های سال، در مراکز استان‌ها، به فعالیت در سطوح پایین، مشغول می‌شوند. برای اجرای این کار، می‌توان سامانه‌ای هم، درنظر گرفت تا همه کارمندان مجموعه، بتوانند اطلاعات خود را همراه با رزومه، آثار، افتخارات، مدارک تحصیلی، تقدیرنامه‌ها، عملکرد، مستندات و … در آن درج نمایند.

152) تمرکز و نظارت دورادور بر جلسات تصمیم‌گیری در ادارات کل، به‌خصوص نظارت بر جلساتی با عنوان شورای معاونان در ادارات کل که تشکیل چنین شورایی به این‌شکل در مراکز استان‌ها، مجرای قانونی هم ندارد و بعضاً هم، منجر به اخذ تصمیمات نادرستی می‌شود که نمونه‌هایی از این‌دست تصمیمات به طور مصداقی در سال‌های اخیر در اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی نیز، بارها مصوب و اجرا شده است که با قوانین و مقررات جاری هم، هیچ تطابقی نداشته‌اند که باعث اعتراض و نارضایتی بیشتر همکاران نیز شده است که در همان‌زمان نیز، با دلایل مربوط، اعلام، انتقاد و مکتوب هم شده است و این احتمال می‌رود که مشابه چنین جلسات و شوراهایی، در ادارات کل سایر مراکز استان‌ها هم وجود داشته باشد که نیاز به بازنگری و نظارت متمرکز و مطالبه و بررسی مصوبات می‌باشد.

153) در برخی از ادارات کل، ازجمله: اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، آسانسورها در کنار هم قرار گرفته‌اند که ارباب‌رجوع و کارمندان، در زمان نیاز به استفاده از آسانسور، ناخواسته دو آسانسور را همزمان فعال می‌کنند و این در حالی است که نیاز به استفاده از یک آسانسور می‌باشد که این در کنار هم قرار گرفتن یا زوج و فرد نکردن آسانسورها، باعث مصرف برق بیشتر و تحمیل هزینه به ادارات کل، می‌شود که این قضیه را می‌توان به‌راحتی حل کرد.

154) پیشنهاد می‌شود: دولت و حکومت، یک مبلغی را به صورت ماهیانه برای تفریح نوجوانان و جوانان، تعریف و تعیین کند و کارتی را با عنوان کارت تفریح برای جوانان و نوجوانان، تدارک ببیند؛ طوری که امکان شارژ هم داشته باشد و از طریق مدارس و دانشگاه‌ها و از مجرای وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، در اختیار این قشر قرار داده شود و مشروط هم بکنند که نوجوان و جوان، اگر به سوی مواد مخدر و الکل کشیده شد، ضمن جریمه نقدی به نفع صادرکننده کارت و در جهت تقویت مالی محل اعتبار مالی صدور چنین کارت‌هایی، امکان استفاده از کارت اعتباری از ایشان سلب می‌گردد.

شاید در نگاه اول، دولت از چنین اقدامی، استقبال نکند و هزینه بالای آن را دلیل مهمی برای اجرایی و عملیاتی نشدن آن بداند اما می‌توان به‌راحتی محاسبه کرد که هزینه‌های جاری کمپ‌های ترک اعتیاد، هزینه بیمه درمان معتادان با تعرفه‌های خاص، هزینه نگهداری زندانی‌های مواد مخدر که بیش از 60 تا 65 درصد زندانیان در زندان‌های کشور نیز، مربوط به همین مواد مخدر می‌باشند، خیلی بیشتر از این هزینه‌ها می‌باشد و معلوم است که پیشگیری، خیلی باصرفه‌تر از درمان است؛ درمان‌هایی که بعضاً هم منجر به نتیجه دلخواه نمی‌شود و فرد معتاد، بعد از پاک شدن در کمپ‌های ترک اعتیاد و یا ترخیص از زندان، مجدداً به عادات و کارهای قبلی خود، بازمی‌گردد. شاید بهتر باشد یک جنبش اجتماعی هم در فضاهای مجازی و زیر نظر وزارت متبوع، حول نشئه‌کننده‌های طبیعی راه انداخت؛ توضیح، اینکه: باید کاری کرد تا مردم و به‌ویژه جوان‌ها، بدون استفاده از مواد مخدر و الکل که مخرّب هستند، نشئه و سرخوش شوند! آنهم نه به صورت مقطعی؛ بلکه به صورت دایمی.

نوجوان و جوان را می‌توان با ترتیب دادن یک نمایشگاه هنری، با حمایت از چاپ و نشر کتاب وی، با یک گردش و اردوی فرهنگی و هنری، با یک شیرجه در داخل استخر، با ایجاد امکان دیده شدن در عرصه‌های مختلف به تناسب توانایی و شایستگی، با یک قایق‌سواری و یا با یک غواصی در داخل دریا، با یک صخره‌نوردی و ورزش سقوط با سرعت بالا، زیپ‌لاین و موارد متعدد مشابه، نشئه و سرخوش کرد و این نشئگی و سرخوشی را باید و به‌خصوص، در عرصه‌های مختلف فرهنگی، هنری و اجتماعی و تا زمانی که خیلی هم دیر نشده، مسؤولان باید ایجاد کنند. برای عملی شدن این پیشنهاد، چندین دستگاه دولتی و در رأس آنها، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، می‌تواند پیشقدم باشد.

155) با عنایت به اینکه برخی از کارمندان مجموعه فرهنگ و ارشاد اسلامی، خود هنرمند می‌باشند یا حتی در غیر اینصورت و علاوه بر آن، با درنظر گرفتن مواجهه حداکثری و همصحبتی کارمندان آن در طول خدمت با هنرمندان و اصحاب فرهنگ و هنر که درواقع و به‌خصوص پس از 30 سال خدمت در چنین مجموعه‌ای، قطعاً جزو انسان‌های فرهیخته، محسوب می‌شوند و از طرفی دیگر، با عنایت به وجود قطعه هنرمندان در بیشتر مراکز استان‌ها، به نظر می‌رسد شایسته است پس از رحلت این عزیزان، حداقل از تسهیلاتی، همچون: دفن در قطعه هنرمندان، برخوردار شوند که این تصمیم و اقدام، ضمن ارج نهادن به کارمندان مجموعه و خانواده‌های آنها، درواقع موجب تسلی خانواده‌های این عزیزان نیز، خواهد شد.

156) تبیین و یادآوری جایگاه واقعی کارشناسان ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی مراکز استان‌ها، با عنایت به اینکه احتمال می‌رود در دیگر‍‌استان‌ها یا در برخی از استان‌ها نیز، چنین وضعیتی حاکم بوده باشد که به کارشناسان آن، توجهی که لازم است و باید بشود، نشود؛ چراکه به طور مصداقی، در اداره کل  فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی، کارشناسان، عموماً از دید برخی از مسؤولان، اهمیتی ندارند! و حتی بارها چه مستقیماً و چه تلویحاً، اظهار کرده‌اند که بدون کارشناسان نیز، می‌توان اداره و درکل، مجموعه را به جلو برد! به زعم این‌دسته از مدیران و معاونان، کارشناس و کار کارشناسی، در حد همان یک مقوله ویترینی و به صورت اسمی و نه در عمل، جزو پروسه ظاهری کاری و سازمانی می‌باشد. ظاهراً به تصور برخی از مدیران و معاونان، اداره یک مجموعه، بدون کارشناسان و درواقع بدون نیاز به کار کارشناسی و درنهایت، انجام دادن آن کار به صورت شخصی و به صورت رأسی را، نشانه اشرافیت، قدرت بالای مدیریتی! و جزو افتخارات خود و مجموعه تحت تکفل خود می‌دانند و محسوب می‌کنند!

157) طرح راه‌اندازی نشریه تخصصی، در حوزه فرهنگ و هنر.

مقدمه:

دستیابی به توسعه‌ای پایدار، مرهون برنامه‌ریزی صحیح و مبتنی بر اصول بوده و حرکت بر اساس ارزش‌ها، شاخصه‌ای است که توسعه بنیادین، با آن ممکن می‌گردد. رصد، تدبیر و هدایت عرصه فرهنگ و هنر و قدم نهادن در مسیر اعتلای آن، علاوه بر عزمی برخاسته از تعهد و ایثار، گام‌هایی محکم و استوار و بصیرتی دین‌مدار و پرعیار می‌طلبد.

هدایت سفینه فرهنگ، در دریای پرتلاطم جهان امروزی، رسالتی است بس خطیر و در این میان، یک رسانه پژوهشی، شیرازه کتاب تمدن و فرهنگ بوده و در جای خود، از پراهمیت‌ترین مقوله‌ها جهت تعیین برنامه‌های راهبردی کاربردی و توسعه‌ای کشور و عاملی برای حرکت در مسیر تعالی و بالندگی است؛ لذا وجود یک نشریه تخصصیِ همراه با تدبر، تتبع، تعمق و تفحص و با قابلیت‌های بالقوه و توانمندی‌های منابع انسانی که هم در خود ادارات کل و هم در بین اصحاب فرهنگ و هنر سراغ می‌رود، افق روشنی در تحقق چشم‌انداز آینده ایران اسلامی پدیدار خواهد نمود.

پيشينه و سابقه طرح:

به صورت مصداقی، در استان آذربایجان شرقی، به جز چند مورد نشریه تخصصی که به صورت غیرمنظم و جزئی، به مسایل محدودی از فرهنگ می‌پردازد و بیشتر، به مسایل سیاسی می‌پردازد تا مقوله فرهنگ و نیز نشریه‌هایی که به صورت مقطعی و به صورت ویژه نامه و به مناسبت رخدادها و مناسبت‌های خاص فرهنگی، به طور پراکنده، پیش از این، انتشار یافته‌اند و همچنین، فصلنامه‌ای با عنوان «نامه فرهنگ آذربایجان شرقی» که پیش از این و تحت نظارت اداره کل مربوط انتشار می‌یافت و اکنون منتشر نمی‌شود، نشریه تخصصی‌ای که به صورت منظم، در استان، چاپ و منتشر شود، وجود نداشته است و به نظر می‌رسد و احتمال می‌رود دیگراستان‌ها نیز، چنین وضعیتی داشته باشند.

اهميت و ضرورت طرح:

راه‌اندازی نشریه تخصصی، در حوزه فرهنگ و هنر، در مراکز استان‌ها، با هدف ورود اصحاب فرهنگ و هنر و اندیشمندان فرهیخته و پژوهشگران در این عرصه و پرداختن تخصصی، به مقوله‌های فرهنگی و هنری و زیرمجموعه‌های آن، یکی از اولویت‌ها و ضرورت‌های فرهنگی اکثریت استان‌ها بوده و زمینه راه‌اندازی چنین نشریه‌ای، به‌خصوص، با وجود و حضور نیروهای انسانی کیفی و کاربلدِ قابل توجهی در بیشتر حوزه‌های هنری و وجود و تنوع سبک‌های هنری در اغلب استان‌ها، ضروری به نظر می‌رسد؛ نبود چنین نشریه‌ای در اکثر استان‌ها، با چنین وضعیتی، کاملاً محسوس و خلأیی، در بین سایر نشریه‌های محلی و استانی است.

وجود نشریه تخصصی و پژوهشی در استان‌ها، علاوه بر جنبه آموزشی آن، برای اهالی فرهنگ و هنر و نیز بستری برای تبادل افکار، نقش مؤثری در ایجاد ارتباط بین اصحاب فرهنگ و هنر و نیز شناسایی صاحبان فرهنگی از ایجاد چنین کانال و ارتباطی و نیز پلی بین آنها و مسؤولان ارشد استانی است.

راه‌اندازی نشریه تخصصی، با رویکردهای مختلف فرهنگی و هنری، می‌تواند اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت مفیدی را به همراه داشته باشد که رفع منازعه و تعارض میان اصحاب فرهنگ و هنر، تنها یکی از عملکردهای مثبت وجود یک نشریه تخصصی در استان، محسوب می‌شود؛ چرا که بحث‌های نخبگان و صاحب‌نظران این عرصه، بعضاً تبدیل به مسأله پیچیده‌ای می‌شود که باعث فرصت سوزی‌هایی در این عرصه می‌شود و عاملی برای پرداختن به حاشیه و درواقع، قربانی شدن متن می‌شود. هم‌اکنون این تعارض‌ها را بعضاً در حوزه صدور مجوز کتاب و مجوز اکران فیلم‌ها و پروسه‌های مربوط به آنها مشاهده می‌کنیم که یکی از سازوکارهای مفید، برای حل این منازعات، ایجاد بستر و تریبونی آزاد، برای نقد و گفتمان اصحاب فرهنگ و هنر، در فضایی مثل نشریه تخصصی استانی است که راه‌اندازی چنین نشریه‌ای را ضروری‌تر می‌نماید.

با توجه با اینکه، گفت‌وگو، یکی از راهکارهای مهم رفع منازعه است که طی آن و با مشارکت دادن افراد با ایده‌های مختلف و سهیم نمودن آنها و نقش قایل شدن برای آنها، این منازعه‌ها کاسته می‌شود و نشریه تخصصی هم، جایی مطمئن برای این گفت‌وگو است.

با عنایت به اینکه نشریه‌های عمومی محلی و استانی، بیشتر برای عموم و کل اقشار مختلف جامعه بوده و از هر گروه عوام و خواص، مخاطب دارند و ناگزیر، مطالب به صورت تخصصی بیان نمی‌شود و حتی اگر به مسایل تخصصی هم پرداخت شود، با استقبال کمتری و صرفاً از سوی خواص استقبال می‌شود، لذا در مجموع، چنین استنباط می‌شود که وجود حداقل یک نشریه تخصصی کیفی و غنی در محتوا در همه استان‌ها، ضروری به نظر می‌رسد تا کمکی باشد به توسعه و نشر بیشتر فرهنگ و هنر استانی، در کنار فرهنگ و هنر ایرانی و اسلامی.

اهداف كيفی:

اهداف و مأموریت‌های نشریه تخصصی مدنظر، از بخش‌های متعددی تشکیل شده است که می‌توان، به مهمترین آنها، به شرح زیر، اشاره کرد:

الف- سرمقاله (بیان خط مشی‌های نشریه تخصصی، مناسبت‌های فرهنگی و هنری رخ‌داده در استان، پیام‌های اصحاب فرهنگ و هنر و …)

ب- مقالات، شامل: انواع آموزشی – تخصصی و …

ج- گزارش‌های فرهنگی، از جمله: جشنواره‌ها، بزرگداشت‌ها و امثال آن.

د- تریبون آزاد، شامل: نقد، خاطره، گفتمان و …

هـ – اخبار، شامل: خبرهای فرهنگی و هنری تمامی نهادها و سازمان‌های متولی امور فرهنگی استان.

و- مسابقه، شامل: انواع مسابقات فرهنگی و هنری.

ز- تازه‌های فرهنگی و هنری، شامل: تازه‌های کتاب، تازه‌های مطبوعات، آنهایی که مجوز چاپ گرفته‌اند و تازه‌های فیلم و تئاتر و امثال آن.

 اهداف کمی ( مقدار ـ واحد شمارش):

با احتساب و در نظر داشتن تعداد تقریبی اصحاب فرهنگ و هنر در اغلب استان‌ها که در این میان، استان آذربایجان شرقی نیز، یکی از استان‌های علاقه‌مند، به مسایل فرهنگی بوده و مخاطبان فرهنگی در آن بسیار است؛ اعم از کسانی که مستقیماً و یا غیرمستقیماً درگیر مسایل فرهنگی می‌باشند و نیز نهادهای متولی فرهنگی همراستا با این اداره کل و سایر ادارات کل در کشور، همچون: شهرداری‌ها و نیز ائمه جمعه سراسر همان استان و نویسندگان و … و نیز با در نظر گرفتن جمعیت هر استان، تعداد حداقل، هزار نسخه در مرحله اول، معقول به نظر می‌رسد که در مراحل بعدی، با دقت نظر در بازخورد و نظرسنجی در خوانندگان و مشاهده بازخورد آن، این تعداد قابل افزایش نیز خواهد بود.

موانع و راهكارهای پيشنهادی رفع آن در اجرای طرح:

تأمین اعتبار مالی و جذب مشارکت مالی، برای استمرار چاپ و نشر چنین نشریه‌ای، از اولویت و دغدغه‌های اصلی است که با جذب حمایت سازمان‌های فرهنگی و هنری، همچون: شهرداری‌ها و بخش معاونت فرهنگی هنری و اجتماعی آن و نیز سایر نهادهای هم عرض با ادارات کل، همچون: حوزه هنری استان، اوقاف، بخش فرهنگی استانداری و امثال آن و همچنین از طریق اعتبارات استانی و ملی و نیز از طریق مشاركت مردمی، خيرين و نهادهای مردمی، می‌توان کمک گرفت و مشکل مالی چاپ نشریه تخصصی را تأمین و حل کرد.

انتخاب سياست‌های اجرايی (راهكار):

معرفی افراد صاحب‌نظر، در حوزه فرهنگ و هنر، از سوی کمیته فرهنگی و با همیاری سایر کمیته‌های همتراز و همگن و جلب مشارکت نزدیک آنها، از طرق مختلف، اعم از: مصاحبه، جذب مقالات تخصصی و …

تكاليف مجريان و همكاران طرح (اشخاص حقوقی و حقيقی):

وظايف و اختيارات مديرمسؤول: انجام تشريفات قانونی نشر نشريات، تنظيم و پيشنهاد بودجه سالیانه، تدوين نظامات و دستورالعمل‌های داخلی و صورت‌حساب‌های مالی، حفظ اموال و دارايی نشريه، عزل و نصب كارکنان اداری و مالی، مدير داخلی، سردبير و اعضاي هيأت تحريريه، ادای ديون و پيگری دريافت مطالبات نشريه، انعقاد هرگونه قرار داد موافقتنامه مربوط به امور نشريه با شركت‌ها، بانك‌ها، ادارات دولتی، نهادهای انقلابی، خبرگزاری‌ها، مؤسسات و اشخاص و نظاير آنها، خريد و فروش و اجاره اموال منقول و غيرمنقول و خدمات مورد احتياج نشريه و همچنين انجام هرگونه معامله و معاوضه در چهارچوب مقررات مالی و معاملاتی مصوب و به طوركلی، هر نوع اقدام لازم جهت اداره نشريه به جز وظايفی كه در صلاحيت سردبير و هيأت تحريريه است. مدیرکل اداره متبوع، می تواند به عنوان مدیرمسؤول نشریه انتخاب شود.

وظايف و اختيارات سردبير:

تهيه و انتخاب و تدوين محتواي نشريه، بر پايه خط مشي و روشي كه كميسيون بررسي نشريات علمي كشور و وزارت فرهنگ ارشاد اسلامی مشخص می‌نمايد، عزل و نصب كاركنان فنی و هنری. ضمناً، سردبير مسؤوليت مندرجات نشريه را هم خواهد داشت.

سردبير، نماينده قانونی نشريه، در رابطه با مندرجات نشريه است؛ تعيين ارزش فرهنگی نشريات، همچنین خدمات و ميزان آن با سردبیر می باشد؛ سردبير، در مقابل هيأت تحريريه و مديرمسؤول مسؤوليت دارد؛ سردبير و هيأت تحريريه، موظف به رعايت مقررات و قوانين مطبوعاتی كشور می‌باشد.

وظايف و اختيارات هيأت تحريريه:

رسيدگی و پيشنهاد خط مشی علمی و تحقيقی نشريه به سردبير و مديرمسؤول، رسيدگی ‌و پيشنهاد توسعه و بهبود تشكيلات نشريه و سازمان ‌و اداری ‌آن، به مديرمسؤول، رسيدگی و پيشنهاد بودجه سالیانه نشريه و رسيدگی و پيشنهاد مقررات استخدامی هيأت تحريريه و كاركنان فنی و هنری به مديرمسؤول، رسيدگی به مقررات ‌مالی و معاملات‌ نشريه كه از طرف مديرمسؤول يا مدير داخلی پيشنهاد می‌شود، پيشنهاد نصب و عزل مدير داخلی يا اعضای هيأت تحريريه به مديرمسؤول بر اساس ضوابط كميسيون بررسی نشريات تخصصی كشور، پيشنهاد انتشار نشريه جديد و يا تغيير تيراژ و زمان انتشار در حال نشر، رسيدگی به اموری كه از طرف مديرمسؤول، سردبير يا مدير داخلی برای تصويب يا اظهارنظر در هيأت تحريريه مطرح می‌شود، رسيدگی و پيشنهاد مقالات تخصصی ‌و ‌فرهنگی هنری ‌ و ‌تحقيقی كه برای چاپ در مجله پيشنهاد می‌شود.

وظايف و اختيارات مدير داخلی:

تشكيل منظم جلسات هيأت تحريريه با هماهنگی و حضور مديرمسؤول و سردبير، طبق آيين‌نامه داخلی كه به تصويب هيأت تحريريه رسيده است، دريافت مقالات و ارسال پاسخ هيأت تحريريه يا سردبير برای نويسندگان، ارسال مطالعات تصويب شده به طور منظم و براساس برنامه زمانبندی‌شده، برای تایپ چاپخانه، توزيع نشريات، خط مشی‌ها و برنامه‌های تصويب شده توسط مديرمسؤول، رسيدگی به حساب‌های مالی نشريه، اعم از مشتركان و موارد متفرقه و گزارش منظم آن با مديرمسؤول، نظارت بر امور داخلی نشريه و اداره كاركنان فنی، هنری، مالی، اداری و خدماتی به نحوی كه هيچگونه تأخير و يا بی‌نظمی در كار نشريه نباشد، پاسخ نامه، صدور گواهی و تأمين ارتباطات بين نشريه با سايران با نظر مديرمسؤول، تنظيم آمار دقيق از تعداد نشريات چاپ شده در هر شماره و تعداد نشريات اهدایی یا فروش رفته و برگشتی كه بيانگر جايگاه نشريه در جامعه فرهنگی و هنری باشد. برای بازخورد و سنجش جایگاه نشریه تخصصی، سنجش افكار و نظرخواهی از مردم درباره نشريه و پيشنهاد راه‌حل‌های اصلاحی به مديرمسؤول، سردبير و هيأت تحريريه، ساير وظايفی كه بنا به تشخيص مديرمسؤول به وی محول خواهد شد.

روش اجرای طرح (تأمين اعتبار،‌ فرآيند انجام كار و …):

چاپ و دوام و انتشار یک نشریه تخصصی در درازمدت، نیازمند به مدیریت، سازماندهی و طراحی بر اساس اصل مربوط به آن است؛ وجود یک مدیرمسؤول توانا، در رأس کار و بخش‌های مختلف، از جمله: هیأت تحریریه، ویرایش، صفحه‌بندی، طراحی، عکاسی و نظارت کامل بر روند آن، از مرحله پیش‌نویسی تا مرحله نهایی چاپ و توزیع، از ملزومات اجرای طرح است. تأمین مالی، می‌تواند از طریق نهادهای فرهنگی، مشارکت‌های مردمی، بخش‌های خصوصی و … عملی گردد؛ فرایند چاپ توسط یکی از چاپخانه‌داران فعال و مجهز همان استان، به انجام خواهد رسید. برآورد هزینه برای چنین نشریه‌ای به صورت فصلنامه، با در نظر گرفتن حق‌الزحمه عوامل اجرایی، در هر شماره، 20 میلیون تومان و در طول سال، 800،000،000 ریال خواهد بود. همچنین، برای این نشریـه و جذب مقـالات و ارتباط مستمر با اصحاب فرهنگ و هنر، می‌توان سایت مستقلی نیز، طراحی و در نظر گرفت.

مجری طرح:

کلیه امور مربوط به راه‌اندازی و چاپ و نشر چنین نشریه‌ای را می‌توان به بخش خصوصی و ترجیحاً، مؤسسات فرهنگی و هنری با رویکرد پژوهشی واگذار کرد و ادارات کل، صرفاً می‌توانند نظارت آن را عهده‌دار باشند.

158) آزمون‌های وزارت متبوع که چندسالی است به صورت آنلاین و از طریق سامانه‌های مختلف و غیرمتمرکز – که باز از این حیث هم، اشکال وارد است برآن، – برگزار می‌شود، چندین اشکال شکلی و ماهوی بر آن وارد است که در زیر، آورده می‌شود:

  • بعضاٌ، حجم محتوای ارائه‌شده آموزشی، بیشتر بوده و هیچ تناسب و مطابقتی با ساعات آموزشی مصوب و درج‌شده در گواهی صادره، ندارد.
  • در برخی موارد، تعداد و حجم فایل‌های صوتی و تصویری، طوری بالا است که خارج از حجم تعریف‌شده اینترنت برای برخی از ادارات کل می‌باشد و دریافت آن در اداره، عملاً با مشکل مواجه می‌شود.
  • در شیوه سؤالات به صورت نوشتاری، احتمال اینکه کارمندی وسوسه شود تا با جست‌وجو و به شیوه سهل الوصول، پاسخ را بیابد، وجود دارد که این روش، عملاً با رسالت آموزش ضمن خدمت کارکنان، منافات دارد و باعث نمی‌شود چیزی به اطلاعات کارمندان اضافه شود.
  • گرچه نام این آموزش‌ها، ضمن خدمت است، اما مطالعه فایل‌ها در زمان اداری و متعاقباً، آزمون آن به این شیوه جاری، گاهی ممکن است در تداخل با کار اداری بوده و موجب تضییع حقوق ارباب‌رجوع نیز بشود.

پیشنهاد:

  • به جای دریافت فایل‌ها به صورت تک‌به‌تک و جداگانه توسط هر کارمندی که در ساعاتی از زمان اداری، مشغول به آن شود و در زمان آزمون هم، تداخل پیش بیاید و بعضاً با حضور و مراجعه ارباب‌رجوع مواجه شود، می‌توان ارائه محتواهای آموزشی را به صورت همزمان در کل کشور و به صورت آنلاین، در ساعات مشخصی انجام داد تا کارکنان در آن زمان و در مکان خاصی، به صورت متمرکز و گروهی و نه در اتاق و دفتر کارشان، بلکه در یک سالن، تالار و سایت کامپیوتری مجزا، از دریافت آموزش، بهره‌مند شوند. با اتخاذ چنین شیوه‌ای، به نظر می‌رسد حتی آن یکی، ‌دو ساعت وقت گرفته‌شده به این شکل از زمان اداری، خیلی بهتر است از اینکه هر کارمندی در دفتر خود و در زمان‌های متفاوتی، مشغول مرور و بازیابی یا تماشای محتواهای تصویری ارائه‌شده از سوی سامانه مربوط بوده باشدکه وقتگیری این روش، خیلی بیشتر از نوع ارائه به صورت متمرکز در زمان و مکان واحدی است.

159) حذف صبحانه در ادارات یا حداقل، تذکر در مورد رعایت زمان صبحانه و یا تخصیص زمانی واحد برای همه کارکنان و جلوگیری از اطاله آن که معمولاً هم تا آخر وقت اداری، با تأخیر و اطاله در صبحانه‌خوری که در بعضی موارد هم، در سه ساعت گذشته از شروع اداره، با پخت‌وپز و با ماهیتابه و قابلمه به دست بودن کارمند! در آبدارخانه‌ها هم همراه بوده و ادامه دارد که منظره خوشایندی هم ندارد؛ به‌خصوص که بوی آن، در طبقات می‌پیچد که در مجموع، تأثیر نامطلوبی هم به همراه دارد؛ لذا توجه به این مورد، ضرورت دارد.

160) پیشنهاد می‌شود نسبت به تبدیل رویه ارائه و تخصیص بسته معیشتی که در ادارات کل مراکز استان‌ها و وزارت متبوع، چندسالی هم است روال شده، به شکل نقدی و واریزی به حساب کارمندان، اقدام شود.

ارائه بسته معیشتی از سوی ادارات کل به کارمندان به صورت شکل فعلی، شامل هرچه که بوده باشد، مانند: انواع گوشت قرمز و سفید یا مواردی از این قبیل که سریع هم، فاسد می‌شوند که امکان نگهداری آنها هم معمولاً در ادارات کل وجود ندارد و ممکن است کارمندی هم در همان‌روز، حضور نداشته باشد یا به دلایلی، نخواهد یا برایش مقدور نباشد تا آن‌روز وسایلش را با خود ببرد، گرفته تا برنج و حبوبات و یا هر مورد خشک و زماندار دیگری که در برخی از موارد هم، مشکلدار بوده، از قبیل: کرم گذاشتن حبوبات و … که در این شکل حمایتی، کارمند هیچ حق انتخاب و اختیاری هم در خرید ندارد و ممکن است کالایی که برایش تدارک دیده شده، یا مورد پسندش نبوده باشد یا اینکه نیازی به آن نداشته باشد یا اینکه چندروز قبلش، خود آن را خریده باشد، دارای نقص اساسی است.

گاهی هم مواردی تهیه و تخصیص داده می‌شود مانند: روغن حیوانی که برای آن کارمند و خانواده‌اش، پرهیز داده شده و ضرر دارد. کارمندان مجموعه ارشاد هم از آن‌دسته انسان‌هایی نیستند که اگر کالایی را نیاز نداشته باشند، بتوانند تعویض کنند یا بفروشند و ناگزیر در دستشان می‌ماند. بعضاً هم سبد آن کالاها خود هزینه‌بر است یا حتی هزینه آن چاپی که بعضاً روی کارتن انجام می‌گیرد و مواردی از این قبیل که زاید هم هستند، محاسبه می‌شود و تحمیل می‌شود بر اداره. در صورتی که می‌توان کارت خرید کالا صادر کرد و با یکی از فروشگاه‌های زنجیره‌ای هماهنگ شد و حتی تخفیف هم گرفت تا کارمند با میل خویش و با خانواده خویش، بتواند خریدش را انجام دهد، چه لزومی به این شیوه ارائه بسته حمایتی است که بعضاً هم برخی از کارمندان، به‌ویژه آنهایی که وسیله نقلیه هم ندارند، حتی با مشکل حمل آن نیز مواجه می‌شوند یا اینکه به‌ناچار باید یک هزینه‌ای را هم برای حمل آن بپردازند.

در برخی از موارد هرچند نادر هم در خریدهای اینچنینی، در کارپردازی‌ها و بخش مالی اداره کل، احتمال دارد تخلفاتی نیز به نفع طرفین و درمجموع، به ضرر کارمندان و اداره اتفاق بیفتد. اینکه کارمندان، به صف شوند و کالای تخصیصی دریافت کنند و درآخرسر هم، یک امضایی جلوی نامشان بگذارند مبنی بر تحویل کالا، این برخورد و این شیوه، با شأن هیچ کارمندی، به‌ویژه کارمند فرهنگ و ارشاد اسلامی، سازگار نیست.

لذا من حیث المجموع و با توجه به جمیع جهات و با بررسی معایب و محاسن آن و نظرخواهی از بیشتر همکاران مجموعه، اتخاذ چنین شیوه‌ای، مقرون به صرفه و پسندیده نیست و دارای اشکالات اساسی می‌باشد. صدور کارت هدیه، واریزی مستقیم مبلغ مربوط به حساب کارمندان و صدور کارت خرید کالا، به نظر می‌رسد بهترین شیوه چنین حمایتی بوده باشد.

161) برخی از کارمندان مجموعه، چه قبول کنیم و چه قبول نکنیم و چه خوشمان بیاید و چه خوشمان نیاید، سیگاری هستند؛ با بخشنامه و دستورالعمل و روش‌های سلبی هم، نمی‌توان جلوی سیگارکشیدن اینها را گرفت. این همکاران، مجبور می‌شوند برای مصرف سیگار، به بیرون از اداره بروند یا در محوطه باز اداری، مشغول استعمال سیگار شوند که این زیبنده نیست. شاید سخت باشد پذیرش این پیشنهاد اینکه یک مکانی برای سیگاری‌ها در ادارات کل مجموعه و بلکه در تمامی دستگاه‌های دولتی، تخصیص و تعبیه شود تا کارمند مجبور نباشد برای مصرف یک نخ سیگار، احیاناً یک‌ربع ساعتی را در جلوی اداره یا در محل گذر مردم و در زیر نگاه‌های ارباب‌رجوع و مردم، بایستد. راه‌اندازی چنین مکانی هم، بدیهی است تأیید سیگارکشیدن کارمندان یا احیاناً، تشویق کارمندان برای استعمال سیگار نیست. ممکن است در حال حاضر، زیرساخت و پذیرشی برای این اقدام، در دستگاه‌های دولتی فعلی، وجود نداشته باشد اما دیر یا زود و احتمالاً، دستگاه‌های دولتی، به این نتیجه خواهند رسید که چنین امکانی را باید برای سیگاری‌ها فراهم بیاورند.

162) برخی از کارمندان، به دلیل خستگی ناشی از کارهای روزانه غیر از کار اصلی اداری و یا در روزهای ماه مبارک رمضان، به علت کمبود خواب، دچار خواب‌آلودگی می‌شوند که می‌توان برای استراحت این کارمندان، مکانی را در اداره برای استراحت محدود و چند‌دقیقه‌ای درنظر گرفت و این خیلی بهتر از این است که کارمند در اتاق و پشت میز بخواهد چرت بزند یا احیاناً، در اتاق را از داخل ببندد و استراحت کند. تخصیص چنین مکانی در ادارات، باعث می‌شود تا کارمند، دوباره و سرحال کارش را ادامه دهد که این استراحت چنددقیقه‌ای، می‌تواند جزو مرخصی استحقاقی یا نوع دیگر از مرخصی محسوب شود.

163) در هر اداره‌ای، تعدادی کارمند وجود دارند که در ماه مبارک رمضان، به دلیل بیماری مزمن یا مقطعی و متعاقباً، به دلیل ضرورت مصرف دارو، ناگزیر نمی‌توانند این فریضه را انجام دهند؛ اما از آن‌طرف هم، در فضای اداری، در خوردن و آشامیدن و مصرف دارو، عملاً دچار مشکل هستند؛ لذا تخصیص یک مکانی برای خوردن و آشامیدن این قبیل از کارمندان در ادارات کل، ضروری به نظر می‌رسد.

محمدرضا باقرپور – کارمند اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی آذربایجان شرقی


مشخصات پیشنهاددهنده:

  • نام و نام خانوادگی: محمدرضا باقرپور
  • محل کار: اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان آذربایجان شرقی
  • مقطع تحصیلی: کارشناسی ارشد
  • آخرین رشته تحصیلی: تاریخ و فلسفه آموزش و پرورش
  • شماره تماس: 09143006168


گرد آورنده
گروه یادآوری
منبع
نشریه یادآوری

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

همچنین ببینید
بستن